• Civilinė teisė
• Ekonomika
• Mokesčiai
• Pardavimai
• Savaitraštis "Buhalterija"
• Teisė
• Įvairūs
• Įmonių veikla
• Verslo pradžia
• Žurnalas "Biuro administravimas"
• Žurnalas "Vadovas ir pasaulis"
• Alegorijos
• Asmeninis tobulėjimas
• Baudžiamoji teisė
• Darbas
• Leidinys "Laisvoji rinka"
• Nekilnojamas turtas
• Rinkodara
• Skolų ir finansų valdymas
• Vadyba
• Žurnalas "Apskaitos ir mokesčių apžvalga"
• Žurnalas "Juristas"
• Administracinė teisė

• Skolos išieškojimas per antstolius
• alimentu apskaiciavimas
• Palikimas
• Del Vairuotojo privalomo draudimo
• skola bankui
• dėl administracinės bylos nagrinėjimo
• teisiu atemimas
• Atsakomybe nemokant alimentu
• Dėl nedalyvavimo teisme
• Alimentai

 

          Administravimas, sekretoriavimas visuomenėje asocijuojasi su moteriškąja lytimi ir patrauklumu. Ar iš tiesų patrauklumas - šios profesijos išskirtinis bruožas?Ar šiam darbui lemta išlikti moteriškam? O gal yra tendencijų, rodančių sekretorių vyrų gausėjimą?

 

Sekretorių žavesys

Tyrimų duomenys patvirtina, kad visuomenė, ypač vyrai, išties sekretores laiko patraukliomis, nors realybėje ne kiekviena moteris, dirbanti sekretore, yra jauna ir graži, ne kiekviena sekretorė siekia suvilioti vadovą ir rizikuoja būti neištikima.

          Biuro romanai egzistuoja nuo seno, kartais vadovas ir sekretorė pajunta abipusę fizinę trauką. Vieni romanai baigiasi vos užgimę, antri perauga į ilgalaikį partnerystės ryšį, treti baigiasi tuo, kad išaiškėjus slaptiems vadovo ir jo pavaldinės santykiams, darbą tenka palikti jiems abiem.                     Jeigu keltume prielaidą, kad kai kuriuos vyrus žavi sekretorės, o pastarosios ryžtasi romanui, dėl kokių priežasčių taip nutinka?

Prieinamumas. Užsiėmę vadovai įmonėje daugiau laiko praleidžia bendraudami su sekretore ar kitu personalu nei namuose su žmona. Jeigu darbo diena trunka nuo 8 iki 17 val., 1 val. skiriama bendrauti su šeima, miegui - 8 val., tai vadovui laiko sutuoktinei beveik nelieka. Jeigu vadovas parsineša namo neužbaigtų darbų, ne tik su žmona, bet ir su vaikais bendrauja itin mažai, o savaitgaliais ilsisi žiūrėdamas televiziją. Todėl bendrauti su sekretore laiko lieka daugiau negu su žmona.

Pranašumas. Bendraudamas su sekretore, vadovas užima aukštesnę poziciją. Jis visą dieną nurodinėja, ką sekretorė turi padaryti, o ši nurodymus kruopščiai vykdo. Toks sekretorės nuolankumas žavi kai kuriuos vadovus ir teikia peno fantazijoms. Partnerė ar žmona nenuolaidžiautų, tačiau sekretorė visų pirma yra darbuotoja, kuri privalo paklusti vadovui ne todėl, kad ji to nori, bet kad jos toks darbas. Vadovai dažnai apie tai nesusimąsto ir sekretorės nuolankumą supranta savaip.

Pavydas. Santuokoje iškilus nesklandumams, kai kurie vyrai mano, kad, jeigu žmona žinos apie kitos nesunkiai pasiekiamos moters (sekretorės) egzistavimą, ji taps malonesnė, sukalbamesnė, nes bijos prarasti vyrą.

Varžybos. Kai kurios sekretorės mano galinčios įgyti aukštesnį statusą, tapdamos prieinamos. Palaikyti draugiškus ryšius su vadovu - sveikintina, kiekvienam darbuotojui tai svarbu, tačiau kartais moterys nueina per toli.

Retkarčiais nutinka ir taip, kad ir vadovas, ir sekretorė yra vieniši, niekam neįsipareigoję asmenys. Kartais sekretorės darbas panašus į varžybas, kuriose ji siekia įgyti vadovo palankumo, ir varžyboms laimėti pasitelkia įvairiausias technikas. Kai kurie vadovai linksta prie sekretorių todėl, kad jos sąmoningai ar nesąmoningai siekia patraukti vadovų dėmesį.

Gamtos dėsniai. Gamta taip sutvarkiusi, kad vyras siekia sugundyti moterį pagal gamtos dėsnius. Gamta nesvarsto klausimo: moralus ar nemoralus dviejų žmonių suartėjimas, bet pateikia vyro aistringumo, moters koketiškumo ir grožio mozaikos gabalėlius, kurie gali būti sulipdyti. Kai socialinės aplinkybės darbovietėje suveda skirtingų lyčių atstovus ilgesniam laikui, šios aplinkybės tampa palankios gamtos dėsniams veikti.

Paslapties išlaikymas

          Jeigu atmestume prielaidą, kad vyrai žavisi sekretorėmis kaip patraukliomis moterimis, kokios kitos savybės turi įtakos sekretore pasirinkti moterį?

          Viena patraukliausių sekretorės savybių - paslaptis. Žodis „sekretorė" yra lotyniškos kilmės ir reiškia paslaptį. Sekretorė ir šiomis dienomis turi išsaugoti konfidencialumą bet kokia kaina. Išlaikyti paslaptį labai sunku. Kai paslapčių daugėja, tylėti tampa vis sunkiau, ypač jeigu jaučiama moralinė pareiga „išleisti katę iš maišo".

          Šiandienėje konkurencingoje darbo rinkoje vyksta daug pokyčių, apie kuriuos sekretorės sužino. Sekretorę pasiekia informacija apie ketinamus atleisti darbuotojus, diskusijos apie darbo užmokestį, priedus. Sekretorės patiekia kavos vadovų susirinkimuose, kartais protokoluoja šiuos susirinkimus, todėl sužino apie visus „degančius" reikalus. Sekretorė išgirsta daugiau nei bet kuris kitas įmonės darbuotojas.

          Sekretorių vaidmuo, palyginti su ankstesniais laikais, pasikeitė. Kadaise pagrindinės jų funkcijos buvo spausdinti, rengti raštus, planuoti komandiruotes. Dabar jos ėmė daugiau bendrauti su žmonėmis, tapo vienais svarbiausių organizacijos asmenų. Todėl sekretorės ne tik sužino informaciją, kurios galbūt neturėtų žinoti, bet taip pat yra įtraukiamos į informacijos kūrimą ir aktyvų dalyvavimą ją teikiant. Psichologų manymu, dėl technologijų plėtros organizacijose vis sunkiau tampa išlaikyti paslaptis. Kadaise laiškai buvo pagrindinis korespondencijos metodas, todėl buvo nesunku užtikrinti, kad laiško kopija saugoma patikimoje vietoje. Išpopuliarėjus el. paštui ir balso paštui, paslaptis išlaikyti tapo sunkiau. Pavyzdžiui, paspaudus netinkamą mygtuką, informacinis laiškas patenka ne tam, kam jis skirtas. Sekretorei sudėtinga išlaikyti paslaptis ir todėl, kad ji bendrauja ne su vieninteliu vadovu, bet dažnai - su keletu įvairaus lygmens vadovų. Jai nuolat tenka galvoti, kaip neatskleisti konfidencialios informacijos. Jeigu du vadovai, pavaldūs aukštesnio rango vadovui, tarp savęs nesutaria, sekretorei sudėtinga bendrauti su kiekvienu ir neprasitarti, ko nereikia. Kartais paprasčiausio pašnekesio metu gali išsprūsti slapta informacija.

          Sekretorei sunku išlaikyti paslaptis darbe, kai kolegos tampa draugais. Sekretorė, kaip ir kiti darbuotojai, vieniems simpatizuoja daugiau, kitiems - mažiau. Ir jai sunku nepasidalyti išgirsta informacija, jeigu jos mėgstamą kolegą ketinama atleisti ar neišmokėti priedo. Ji negali nei prasitarti, nei nuraminti to žmogaus. Darbuotojai nereikalauja, kad sekretorė su jais dalytųsi slapta informacija, tačiau ji vis tiek nejaukiai jaučiasi dalyvaudama kolegų diskusijose per pietų pertrauką kavinėje ar bare po darbo, ypač jeigu svarstomi aštrūs klausimai.

          Sekretorės dažnai stengiasi išplatinti neslaptą džiaugsmingą informaciją darbuotojams, tačiau personalas nori žinoti daugiau. O kartais personalas mano, kad sekretorė yra vadovo bendrininkė, todėl jos vengia. Tai sekretorėms kelia papildomos įtampos.

          Sekretorės darbe paslapties išlaikymas kartais tampa prasimanymų skleidimu arba nekaltu melu. Tyrimų duomenimis, apie 80 proc. sekretorių yra patyrusios personalo spaudimą pasakyti dalį tiesos, kita vertus, ir vadovai prašo sekretorių nekaltai pameluoti. Pavyzdžiui, prašo skambinančiai žmonai pasakyti, kad šiuo metu direktoriaus nėra. Sekretorėms tenka užduotis vadovo akivaizdoje sunaikinti tam tikrus dokumentus ir niekam apie tai neprasitarti. Viena iš 10 apklaustų sekretorių pripažino, kad vadovas prašė jų ką nors nuslėpti nuo verslo partnerių. Išaiškėjus dokumentų klastojimo atvejams ir sekretorėms drauge su vadovais atsidūrus teisme, kai kurios sekretorės neslepia, kad apgavystės tampa jų darbo dalimi, nes jos yra pavaldžios vadovams. Toks elgesys nepateisinamas, nes visų pirma reikėtų įvertinti, kokius padarinius melas gali turėti organizacijai: socialinei atsakomybei, kolegoms, partneriams, klientams. Jeigu kyla abejonių, ar vadovo prašymas etiškai nedovanotinas, sekretorei reikėtų apie tai pasikalbėti su kuo nors iš administracijos, pavyzdžiui, žemesnio rango vadovu, kuris geba išlaikyti konfidencialumą.

 

Geidžiamiausios savybės

          Paslapties išlaikymas itin svarbus sekretorės darbe. Ko dar tikisi personalas (ir vadovas) iš sekretorės? 10-ies geriausių savybių sąraše pirmauja organizuotumas ir dėmesys detalėms, antroje vietoje - tinkamų ryšių užmezgimas su klientais, vėliau juos perleidžiant vadovui. Svarbus sekretorės gebėjimas visada atsakyti į skambučius, lankytojus pasitikti su šypsena ir maloniu tonu. Ketvirtoje vietoje įvardytas sekretorės gebėjimas įgyti naujų žinių ir įgūdžių, greitai priimti naujas taisykles, perprasti procedūras. Dešimtuko viduryje - sekretorės žinojimas, kada patylėti, o kada prabilti ar tuščiai nesiginčyti. Šeštoje vietoje - gebėjimas klausytis ir pristatyti sprendimus, o ne susikoncentruoti į problemas. Svarbus profesionalus požiūris ir apranga, gebėjimas darbe atsiriboti nuo asmeninių problemų. Aštuntoje vietoje - gebėjimas greitai ir efektyviai atlikti užduotis, devintoje - puiki tartis, geri rašymo įgūdžiai ir mokėjimas interpretuoti vadovo užrašytus „hieroglifus". Dešimtoje vietoje - sugebėjimas netrukdyti vadovui, ypač dėl kiekvienos menkos problemos.

          Siekiant patenkinti personalo ir vadovo lūkesčius, sekretorei prireikia stiprios valios, kantrybės, teigiamo požiūrio ir šypsenos.

          Jeigu sekretorė abejoja, ar ji pateisins lūkesčius, svarbu išsiaiškinti, ko ji tikisi iš savo darbo, ar į jį žvelgia tik kaip į laikiną užsiėmimą ir galimybę užsidirbti šiek tiek pinigų? O gal sekretorės darbas - pradinis karjeros laiptelis įmonėje, ant kurio užlipus dirbama apdairiai ir atsakingai tikintis paaukštinimo? Jeigu į darbą sekretorė žvelgia rimtai ir atsakingai, tada praverstų šie patarimai: nepanikuoti susidūrus su nežinoma užduotimi ar nesibaigiančios informacijos lavina; susivaldyti stresinėmis situacijomis, darbą pradėti mintimis, kad kebli situacija kada nors baigsis, kad laikini sunkumai užklupo dėl patirties ar žinių stokos. Kol nėra aišku, kaip atlikti užduotį, sekretorė jaučiasi it žuvis, išmesta ant kranto. Sekretorei itin svarbus atidumas smulkmenoms, antraip galima pakliūti į bėdą. Rekomenduojama turėti ne tik lipnius lapelius, kurie kartais panaudojami, kartais pamirštami ar pametami, bet ir užrašų knygelę. Užrašų knygelėje reikia planuoti kitos dienos darbus. Svarbu būti atsakingai ir mokėti suskirstyti užduotis pagal svarbą ir atlikimo skubumą. Dieną reikėtų pradėti nuo užduočių, kurių atlikimo laikas yra griežtai nustatytas ir kurias atlikti asmeniškai paprašė vadovas. Atlikus svarbiausią užduotį, galima pereiti prie mažiau svarbių. Prašant kolegų ar vadovo patarimų, pagalbos, svarbu tai daryti drąsiai, su šypsena, atsipalaidavus ir draugiškai nusiteikus. Dažnai pasitaiko, kad sekretorė atlieka vieną darbą, o kas nors jau neša kitus. Reikėtų juos paimti, tačiau įspėti, jog šiuo metu atliekate kitą darbą. Pravartu įvardyti, ką būtent ir kokiam darbuotojui darote, antraip gali atrodyti, kad išsisukinėjate.

 

Vyrai ir moterys

          Vardijant geriausias sekretorės savybes, vaizduotėje iškyla moters portretas. Manoma, kad būtent moterys geba lengviau bendrauti, yra organizuotos, gali vienu metu atlikti kelias užduotis. Ar galėtų vyras vienu metu gurkšnoti alų ir perjunginėti televizijos kanalus? Greičiausiai jam tektų plauti marškinėlius po tokių veiksmų. Moteris puikiai atlieka reikalų koordinatorės vaidmenį būdamos bet kokio amžiaus. Atsakinėjimas į telefono skambučius, vadovo darbotvarkės tikrinimas, susitikimų planavimas, el. laiškų rašymas - šiuose reikaluose vyras sunkiai įsivaizduojamas. Tačiau iš tiesų yra vyrų sekretorių, galinčių šiuos darbus atlikti ne prasčiau ar net geriau už moteris. Tai patvirtina geriausio sekretoriaus Vokietijoje rinkimai. Rinkimuose dalyvavo abiejų lyčių atstovai, o nugalėtoju tapo 32 metų vyras Markas Oliveris Schlichtmannas. Tapti sekretoriumi jį paskatino motina, dirbusi sekretore. Įkvėptas stiprių organizacinių motinos gebėjimų, puikaus užsienio kalbų išmanymo, jaunuolis nutarė pasekti jos pėdomis. Konkurso nugalėtojas sekretoriumi dirba septynerius metus ir priklauso 1-2 proc. vyrams Vokietijoje, dirbantiems tokį darbą. M. O. Schlichtmannas dirba tarptautinėje teisės bendrovėje Hamburge.

          Australijoje vyrai sekretoriai sutinkami dažniau nei Vokietijoje. Tyrimo duomenimis, beveik 87 proc. Australijos tarnautojų tiki, kad vyrų sekretorių darbovietėse galėtų būti daugiau. Daugėjant vadovių moterų, atsiranda sekretorių vyrų poreikis. Australijoje daugėja vyrų, dirbančių asmeniniais sekretoriais ar asistentais. Apie 60 proc. respondentų pažymėjo, kad yra susidūrę su sekretoriumi vyru dabartiniame ar ankstesniame darbe. Australijoje pastarąjį penkmetį sekretoriaus vaidmuo itin pasikeitė. Jis ne tik patiekia arbatos ir atsakinėja į telefono skambučius, bet ir atlieka tam tikrus darbuotojų tyrimus, moka naudotis naujausiomis technologijomis. Bankininkystės ir finansų sritis dažniausiai pasiūlo darbą vyrams sekretoriams, po to būtų ryšių su visuomene, reklamos ir pramogų, informacinių technologijų ir žmogiškųjų išteklių sritys. Tačiau Australijoje stereotipų neišvengia automobilių ir prekybos paslaugos, kur dominuoja vyresnio amžiaus vadovai, kurie dirbti sekretore renkasi moterį.

          Jeigu Lietuvoje vyras tampa sekretoriumi, manoma, kad jam tai laikinas darbas, kad dėl kokių nors priežasčių (pavyzdžiui, studijų) gyvenimas privertė imtis šio darbo. Užsienyje irgi tokie vyrų sekretorių pavyzdžiai stebina aplinkinius - personalo atranką vykdančius specialistus, atrankos konkurentes moteris, o įsidarbinus - visą kolektyvą. Vyrai, dirbę sekretoriais, pripažįsta, kad darbe moterys, išvydusios vyrą sekretoriaus kėdėje, klausia, kokiu tikslu jis čia atėjo padirbėti, kokios karjeros tikisi. Niekas nemano, kad vyras dirbs tokį darbą ilgesnį laiką. Pasitaiko atvejų, kai į sekretoriatą užsukę lankytojai klausia: „O kur mergaitė?" Jie mano, kad sekretorė trumpam išėjo. Atsakymą, kad sekretorius yra jis, vyras, aplinkiniai priima nepatikliai. Netgi vadovai vyrui sekretoriui paveda šiek tiek kitokias užduotis nei sekretorei moteriai. Pavyzdžiui, spausdinimo darbus paskiria kitai įmonės darbuotojai, nes spausdinimą laiko netinkamu darbu vyrui. Vadovui smagu su sekretoriumi vyru pasikalbėti apie sporto varžybų rezultatus, mašinas, politiką, barus, pasidalyti anekdotais. Vyrai sekretoriai pripažįsta, kad įmonėse neretai jaučiasi baltomis varnomis, nes jie nėra nei tipiškos sekretorės moterys, nei tam tikros grandies vadovai. Sekretoriai vyrai dažnai išvengia užduoties patiekti kavos posėdžių dalyviams (vadovui nepriimtina prašyti patarnauti vyro). Tačiau jiems tenka nešioti sunkias dėžes su vokais, blankais ar taisyti kopijavimo aparatus. Jeigu sekretoriumi dirba studentas ar žmogus, užsiimantis papildoma veikla, jis į sekretoriavimą dažnai ir pats žiūri kaip į žaidimą. O išeidamas mato, kad nepakeitė stereotipinės darbuotojų nuomonės, kad gera sekretorė gali būti tik moteris.

          Vis dėlto interneto portaluose vyrai išdrįsta klausti patarimų, ar jiems vertėtų išbandyti sekretoriaus darbą. Dauguma juos palaiko sakydami, kad, jeigu yra galimybė, kodėl ja nepasinaudoti, nepabandyti ko nors nauja? Primenama, kad nors gydytojų ar mokytojų daugiausia yra moterų, neretai į atmintį kaip puikiausias mokytojas ar gydytojas, sutiktas mūsų gyvenime, įstringa vyras.

 

Projekto sekretorius

          Darbo rinkoje darbo vieta vis dažniau siejama su tam tikru projektu. Projekto administracinio personalo gretose (šalia projekto vadovo, koordinatoriaus, finansininko, viešųjų pirkimų specialisto) savo vietą vis dažniau randa ir projekto sekretorius. Priimtas dirbti projekte, šis darbuotojas rengia sutartis, rūpinasi užsakymų priėmimu ir keitimu, draudimu. Galbūt todėl, kad projektuose darbuotojai uždirba daugiau (ypač jeigu tai tarptautiniai projektai), projekto sekretoriaus darbo vyrai nesibaido. Projektų sekretoriaus darbui pasirenkamos asmenybės, pasitikinčios savimi ir nebijančios dirbti įgyvendinant didelius projektus su verslo lyderiais, ekspertais, skirtingų kultūrų ir tautų atstovais. Iš projekto sekretoriaus reikalaujama lankstumo, iniciatyvumo, administravimo patirties, orientacijos į komandinį darbą, gebėjimą dirbti grupėmis ir individualiai. Projekto sekretoriaus pareigos apima atsakinėjimą į skambučius, svečių sutikimą ir nukreipimą į skyrius ar kitas įstaigas, dokumentų rengimą, įmonės susitikimų planavimą įmonėje ir už jos ribų, darbotvarkės valdymą, konferencijų planavimą, bylų (popierinių ir elektroninių) tvarkymą. Projekto sekretoriaus darbas apima ir ataskaitų rengimą, informacijos paiešką ir išsamesnių tyrimų atlikimą, susirinkimų medžiagos rengimą, pažintinių maršrutų svečiams sudarymą, švenčių organizavimą. Iš pažiūros daugelis darbų atrodo gana moteriški, tačiau užmokestis to vertas, nes kai kurių projektų vertė - ne milijonai, o bilijonai dolerių ar eurų. Tokiems dideliems projektams ieškomas sekretorius, įgijęs ne žemesnį kaip administravimo, sekretoriavimo ar valdymo bakalauro išsilavinimą, turintis ne mažesnę kaip penkerių metų darbo patirtį ir techninių žinių (jeigu projektas susijęs su įrenginiais, statybomis, IT), gebantis itin greitai sisteminti žinias ir atlikti užduotis. Ieškodami sekretoriaus darbdaviai nenurodo lyties, tačiau plačios atsakomybės ribos, aukšta kvalifikacija ir, žinoma, didesnis užmokestis vilioja konkurse dalyvauti vyrus. Projekto sekretoriaus atlyginimas yra konkurencingas, tačiau darbas laikinas, todėl į jį atsargiai žvelgia moterys, kurioms svarbiau ne atlyginimas, o stabilumas ir saugumas. Projektai dažniausiai trunka dvejus ketverius metus, ir po to laukia nežinomybė, gąsdinanti moteris, ypač tas, kurios augina vaikus.

 

          Sekretoriavimas - dabar labiau moterų profesija, nors prieš Antrąjį pasaulinį karą dauguma sekretorių buvo vyrai. Moterys sekretorės yra ne tik žavėjimosi objektas, bet daugeliu atvejų - organizacijos „stuburas", paslapčių saugotojos, vertingų įžvalgų ir patarimų vadovui teikėjos. Sekretoriai vyrai šiomis dienomis kelia nuostabą, tačiau tikėtina, kad gausėjant moterų vadovių, dalis jų savo dešiniąja ranka pasirinks sekretorių vyrą. Be to, statybos inžinerijos, informacinių technologijų, automobilių pramonės ir panašiose srityse, reikalaujančiose techninių žinių, sekretoriai vyrai labiau laukiami nei moterys.

          Apibendrinant galima teigti, kad sekretoriaus vaidmeniui reikalingi abiejų lyčių atstovai, svarbu, kad jie būtų organizuoti, gebėtų susidoroti su įtampa ir darbų atlikimo terminais.

 

-----------------------------------------------------------------------------

Daiva KŠIVICKIENĖ

Žurnalas „Biuro administravimas", 2010 m. Nr. 3