BIUDŽETAI ĮMONĖJE

 

 Kiekvienai įmonei dirbant rinkos sąlygomis, svarbu veikti kryptingai, aiškiai žinant, ko savo veikla siekiama ir kokiomis priemonėmis tai galima padaryti. Tam turi būti planuojamos ir įmonės prekių pardavimų apimtys, ir visi įmonei reikalingi ištekliai, kuriuos ji turės įsigyti, kad galėtų vykdyti suplanuotą veiklą. Biudžetų sudarymas įmonėje leidžia tai sėkmingai įgyvendinti. Savo esme biudžetai skiriasi nuo paprastų veiklos planų, nes pastaruosiuose yra pateikiama įmonės veiklos vizija (norimi pasiekti tikslai), o biudžetuose numatomi ir konkretūs tiems tikslams įgyvendinti reikalingi ištekliai. Už konkrečios veiklos vykdymą atsakingam darbuotojui (padalinio ar srities vadovui) tokiu atveju suteikiamas tai veiklai skirtas biudžetas, už kurio įvykdymą tas įmonės darbuotojas tampa atsakingas. Beje, biudžetai gali būti tinkamai sudaromi ir duoti norimos naudos įmonei tik esant tam tikroms sąlygoms, kurios kiekvienoje šiuolaikinėje įmonėje turėtų būti natūraliai sudaromos. Viena svarbiausių sąlygų – įmonėje turi būti sudaryti už konkrečią veiklą atsakingi padaliniai (atsakomybės centrai), kuriems keliamos aiškios užduotys ir suteikiami aiškiai apibrėžti įgaliojimai veikti, kad tos užduotys būtų įgyvendintos. Lygiai taip pat turi būti nustatyta aiški tokių atsakomybės centrų atsakomybė už jų vykdomą veiklą, numatyti jų darbo vertinimo kriterijai ir parengta atitinkama darbuotojų motyvavimo sistema. Kita esminė sėkmingos biudžetų sistemos funkcionavimo sąlyga – įmonėje turi būti taikoma vadybos ir kaštų apskaita. Būtent ši apskaita leidžia atitinkamomis priemonėmis sistemingai kaupti, apdoroti ir formuoti informaciją, reikalingą tiek patiems biudžetams parengti, tiek ir jų vykdymo kontrolei įgyvendinti.

 

 Rengiant įmonės vykdomų veiklų biudžetus, svarbu, kad šiame procese tiesiogiai dalyvautų patys padalinių vadovai ir vadybininkai. Didelė klaida bandyti biudžetus parengti nedalyvaujant už jų tolesnį vykdymą atsakingiems asmenims, tiesiog „nuleisti iš viršaus“. Tokiu būdu parengti biudžetai nieko gero neduos, nes už jų įgyvendinimą atsakingi darbuotojai nesijaus iš tikrųjų už juos atsakingi – juk tie rodikliai bus jiems paprasčiausiai primesti. Kad darbuotojai noriai imtųsi vykdyti biudžetus, jie patys turi aktyviai dalyvauti juos rengiant. Kiekvienas padalinys turi savo užduotis, kurioms įvykdyti reikalingi vienoki ar kitokie ištekliai: darbuotojai, jų darbo laikas, kitos priemonės. Darbui reikalingus išteklius geriausiai gali numatyti būtent tie darbuotojai, kurie tiesiogiai tuos darbus atlieka. Rengiant biudžetus dažnai susikerta skirtingų įmonės padalinių interesai, nes jie pretenduoja į tam tikrus jų darbams atlikti reikalingus išteklius, kurie, suprantama, įmonėje nėra begaliniai. Todėl galutinį žodį šiuo klausimu, tvirtindama padalinių pateiktus veiklos biudžetus, be abejo, turi tarti įmonės vadovybė, atsakinga ne už kurio nors vieno padalinio, bet už visos įmonės veiklą. Apskritai, kad biudžetų sistema įmonėje veiktų efektyviai, visam biudžetų rengimo ir jų vykdymo kontrolės procesui turi vadovauti įmonės aukščiausias vadovas arba bent jo pavaduotojas, specialiai paskirtas šiam darbui.

 

 Įmonėje turi būti rengiami kiekvienos savarankiškai vykdomos veiklos biudžetai, nes vykdant kiekvieną veiklą daroma išlaidų. Kad į šį procesą būtų įtraukti visi įmonės darbuotojai, tikslinga rengti ne tik gamybinės ir prekybinės, bet ir bendrosios bei aptarnaujančiosios veiklų biudžetus. Priešingu atveju, kai rengiami tik kai kurių įmonės veiklų biudžetai, o kitų nerengiami, gero rezultato iš visos biudžetų sistemos tikėtis neverta. Juk tuomet dalis įmonės darbuotojų dirbs disponuodami konkrečia išlaidų suma (todėl jausis atsakingi už tas išlaidas) ir stengsis jos neviršyti, o kiti taip nesielgs, nes paprasčiausiai neturės jiems skirto biudžeto.

 

 Biudžetai turi būti rengiami tokiam laikotarpiui, kokiam apskritai yra prasminga konkrečiai planuoti būsimąją veiklą. Jeigu įmonėje veikla vykdoma pagal tam tikrus projektus, rengiamas savarankiškas kiekvieno projekto biudžetas, apimantis visą projekto vykdymo laikotarpį, nesvarbu, ar tai būtų trys mėnesiai ar trys metai. Be abejo, kontrolės tikslais kiekvienas ilgesnis laikotarpis turi būti detalizuojamas, t. y. suskaidomas trumpesnėmis laiko atkarpomis. Pavyzdžiui, metinį biudžetą prasminga suskaidyti ketvirčiais, o ketvirčio biudžetą – mėnesiais ir t. t. Rengiant biudžetus visiškai nebūtina laikytis kalendorinių metų ir kalendorinių ketvirčių. Šiuo atveju svarbiausia, kad biudžeto apimamas laikotarpis kuo labiau atitiktų realų įmonės (ar kurio nors jos padalinio, jeigu rengiamas padalinio biudžetas) veiklos ciklą. Jeigu įmonės veikla sezoninė (pavyzdžiui, žemės ūkyje, turizmo srityje ir pan.), realus ciklas prasideda pavasarį, o baigiasi žiemą, rengti tokios veiklos biudžetą reikia nuo kovo mėnesio iki sekančių metų vasario. Taigi biudžetų detalizavimas pagal laikotarpius priklauso nuo įmonės veiklos pobūdžio ir vadovų informacijos poreikių. Konkretaus padalinio veiklos biudžetai gali būti sudaromi ne tik mėnesiams, bet ir dekadoms arba savaitėms. Padalinio darbuotojai gali turėti net ir dienos (ar pamainos) užduotis, kurios kartu bus ir jų asmeniniai biudžetai. Tačiau tokiu atveju tos užduotys turi būti aiškiai kiekybiškai apibrėžtos, pavyzdžiui: kiek ir kokių gaminių turi būti pagaminta per dieną ar pamainą, kiek prekių parduota ir pan.

 

 Kai kurios įmonės rengia tik metinius biudžetus ir tai daro kartą per metus. Baigiantis tiems metams, kuriems buvo sudarytas biudžetas, pradedamas rengti sekančių metų biudžetas ir t. t. Taip daryti labai neracionalu, nes tokiu atveju tam tikru laikotarpiu, kuris didesnėse įmonėse trunka ir keletą mėnesių, įmonės darbuotojai ne dirba, o tik planuoja. Be to, rengiant biudžetus tik kartą per metus, šį darbą darantys vadovai ir vadybininkai praranda kvalifikaciją šioje srityje, tad ir pats biudžetų rengimo procesas užtrunka. Lygiai taip vykdant tam tikrą įmonės veiklą per metus sukaupta patirtis, svarbi rengiant biudžetus, iki sekančių metų pasimiršta, todėl gali būti neatsižvelgiama į ankstesnes veiklos klaidas ir parengiamas prastas biudžetas. Todėl turi būti sudaromi slenkantys biudžetai. Jų esmė yra ta, kad, parengus metinį biudžetą, tik pirmasis iš eilės – artimiausias ketvirtis detalizuojamas mėnesiais, o kiti ketvirčiai nedetalizuojami. Pirmojo tų metų ketvirčio pabaigoje mėnesiais detalizuojamas ir antrasis (vėl artimiausias) ketvirtis, kartu parengiamas ir sekančių metų pirmojo ketvirčio biudžetas. Taip darant nuolat, turimas slenkantis būsimųjų keturių ketvirčių biudžetas. Toks biudžetų rengimo būdas leidžia daug geriau atsižvelgti į patirtį, kuri buvo įgyta vykdant veiklą praėjusiu laikotarpiu, nes biudžetas rengiamas ne po metų, bet iš karto einamajam ketvirčiui pasibaigus.

 

 Pats įmonės veiklai skirto biudžeto sudarymas prasideda nuo planuojamų prekių pardavimo apimčių numatymo, tai yra nuo pardavimų biudžetų sudarymo. Kitaip tariant, pirmiausia reikia numatyti, kiek ir kokių prekių ir už kokią kainą įmonė realiai galės parduoti ateinantį laikotarpį. Kartu rengiamas ir pardavimų veiklai reikalingų kaštų (reklamos, pardavimų, prekių pristatymo ir pan.) biudžetas. Norint įvertinti, kiek lėšų reikės skirti numatytoms parduoti prekėms įsigyti, rengiamas tų prekių gamybos biudžetas (jeigu parduodamas prekes įmonė gamina pati) arba prekių pirkimo biudžetas (jeigu įmonė perka prekes perparduoti). Šiuo atveju, numatant, kiek prekių reikės pagaminti (ar nusipirkti) ateinantį laikotarpį, įvertinami ir laikotarpio pradžioje turimi pagaminti (ar nupirkti), bet dar neparduoti prekių likučiai. Žinant, kiek naujų produktų reikės pagaminti, apskaičiuojama, kokių išteklių (medžiagų, darbo ir kitų) tam reikės, t. y. rengiamas produktų gamybos biudžetas. Numatant reikiamas gamybos išlaidas, remiamasi įmonėje nustatytomis tam tikriems produktams pagaminti būtinomis žaliavų, medžiagų ir darbo technologinėmis normomis. Galiausiai rengiami įmonės bendrųjų ir administracinių bei kitų aptarnaujančiųjų padalinių biudžetai. Sujungus parengtus visų įmonės padalinių biudžetus į visumą, sudaromas visos įmonės veiklos biudžetas. Suprantama, įmonės biudžeto nereikia rengti detalaus, nes tuomet jis bus labai didelės apimties ir jo nesugebės normaliai apdoroti nė vienas vadovas. Todėl sudaromi gan stambūs visą įmonės veiklą apimantys biudžetai, kad su jais dirbantys įmonės vadovai galėtų nesunkiai matyti pagrindinius įmonės veiklos rodiklius ir jų kitimo tendencijas.

 

 Jau patvirtinus biudžetus ir vykdant numatytą veiklą, dėl pasikeitusių įvairiausių aplinkybių atsiranda būtinybė peržiūrėti ir koreguoti patvirtintus biudžetus. Tai sąlygoja įvairios priežastys – ir priklausančios nuo įmonės, ir nuo jos nepriklausančios. Pavyzdžiui, pakeitus iki tol gamybai naudotas žaliavas kitomis, įsigijus kitokius, nei iki tol turėti, gamybos įrenginius produkcijai gaminti, pasamdžius kitokios kvalifikacijos ir patirties darbininkus, nei dirbę iki tol, būtinai turi būti peržiūrėtos ir patikslintos gamybos išlaidų normos, pakoreguojami ir atitinkami biudžetai. Apie atliktus biudžetų koregavimus reikia nedelsiant informuoti atitinkamus įmonės darbuotojus – ir apskaitos darbuotojus, ir tokią veiklą vykdančius bei ją kontroliuojančius vadovus. Priešingu atveju, jeigu apie tokius biudžetų koregavimus nebus pranešta suinteresuotiems asmenims, jie gautus faktinius veiklos rezultatus klaidingai lygins su pradiniais, bet ne su pakoreguotais biudžetais ir dėl to priims klaidingus sprendimus dėl tolesnės veiklos.

 

 Vykdant veiklą, kurios biudžetai buvo parengti, turi būti stebimi ir iš karto fiksuojami visi nukrypimai nuo patvirtintų biudžetų. Svarbu, kad nukrypimai būtų nustatomi ne pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui (metams ar ketvirčiui), bet tuo metu, kada jie susidarė. Priešingu atveju vadovai, pavėluotai gavę informaciją apie tai, kad praėjusį ketvirtį faktiniai rodikliai skyrėsi nuo numatytų biudžete, jau nieko nebegalės pakeisti. Tad ir tokia informacija nelabai jiems bus reikalinga. Todėl įmonės vadybos ir kaštų apskaitos sistema turi būti parengta taip, kad galėtų užfiksuoti susidariusius nukrypimus kaip galima anksčiau ir iš karto apie juos praneštų atitinkamiems vadovams. Pranešimai apie tam tikrų biudžetų vykdymą teikiami įvairių vidinių atskaitų forma. Toliau kaip iliustracija pateiktas vienas iš daugybės galimų tokių vidinių ataskaitų, kuriose atsispindi tiek biudžetiniai, tiek faktiniai veiklos duomenys, pavyzdžių. Atkreipkite dėmesį, kad pateiktame seminaro „Mokesčiai“ biudžeto vykdymo ataskaitos pavyzdyje ribiniai pelningumo rodikliai (maržos) yra apskaičiuoti kaupimo principu. Taip praktikoje gan dažnai daroma.

 

 Biudžetų sistema yra nepamainoma kiekvienos įmonės veiklos planavimo ir jos vykdymo kontrolės priemonė, tačiau ją parengti ir įgyvendinti gali tik aukštos kvalifikacijos apskaitos ir vadybos specialistai. Visą biudžetams parengti bei jų vykdymo kontrolei įgyvendinti reikalingą informaciją kaupia, apdoroja ir teikia atitinkamiems vadovams bei vadybininkams įmonės apskaitos aparatas – planavimo ir kontrolės skyrius (nedidelėse įmonėse tai atlieka pati buhalterija). Tad nuo šio padalinio darbuotojų kvalifikacijos iš esmės priklauso biudžetų parengimo ir juo labiau – vykdymo kontrolės kokybė. Šiuo atveju svarbesnė yra tokį darbą atliekančių apskaitos darbuotojų kvalifikacija nei tam naudojamos pagalbinės priemonės – specialios kompiuterių programos. Esant aukštos kvalifikacijos ir su gan prasta programa galima būti labai naudingiems, ir atvirkščiai – žemos kvalifikacijos darbuotojai, dirbdami su galingomis programomis, gali pridaryti daugybę klaidų, kurių po to niekas nesugebės ištaisyti.

 

Valdas JAGMINAS

UAB „Pačiolis“ auditorius