2008-09-15 10:38:21
Veiksminga vidinė komunikacija yra pagrindas siekiant maksimaliai išnaudoti organizacijos išteklius ir sutelkti juos strateginiams tikslams. Šiandien vidinė komunikacija neapsiriboja vien tik vidiniais susirinkimais ar laikraščiais. Ryšių su visuomene ir personalo vadybininkai ieško vis naujesnių, dažnai nestandartinių formų ir būdų, kad vidinė komunikacija taptų patikimu pagalbininku palaikant ir tobulinant nuolatinį darbuotojų ir skirtingų skyrių bei padalinių dialogą.
Kad išmokytume darbuotojus kalbėti bendra, visiems suprantama ir aiškia kalba, tereikia, pasak ryšių su visuomene ir personalo vadybininkų, įdiegti tinkamas vidinės komunikacijos priemones. Šiandien tai – ne prabanga, o būtinybė ir, matyt, tokių iškilių vadovų, kaip Henry Fordas, kuris nepripažino, neskatino ir netobulino vidinės komunikacijos tarp darbuotojų, o priešingai – manė, kad tai nereikalinga ir netgi kenksminga, nerasime.
Manančių, kad bendravimas tarp darbuotojų nenaudingas ar nereikalingas laiko švaistymas, šiandien mažuma. Pažangūs vadovai, ryšių su visuomene ir personalo vadybininkai suvokia, kaip svarbu skatinti darbuotojus bendrauti su kolegomis, keistis žiniomis, nuomonėmis, patirtimi ir kokią naudą iš to gauna tai skatinančios kompanijos.
Horizontalūs, grįžtamuoju ryšiu pagrįsti ryšiai kompanijoje gali smarkiai pagerinti veiklos rezultatus, kurie matuojami tiek darbuotojų lojalumu, pasitenkinimu, tiek didėjančia apyvarta ir pelnu, patenkintais klientais, patikimos ir saugios kompanijos reputacija. Konsultacinės kompanijos „Watson Wyatt“ atliktais tyrimais įrodyta, kad sklandus vadovų ir pavaldinių bendravimas gali padidinti pelną iki 26 proc., o štai įmonės, mažiau dėmesio skiriančios vidinei komunikacijai, turi tenkintis ne taip sparčiai augančiu pelnu – iki 15 proc. Tyrimai taip pat liudija, kad dėl gerai sustyguotos vidinės komunikacijos, kompanijos vertė gali išaugti iki 30 proc. O kompanijos nuostoliai, patirti dėl nelojalių darbuotojų, yra trigubai skaudesni nei patirti dėl konkurentų ar žiniasklaidos poveikio. Dažniausiai kompanijos bankrutuoja ne dėl žiniasklaidos neigiamų straipsnių, bet dėl nelojalių darbuotojų, kurie, susidarius krizinei situacijai kompanijoje, bėga iš jos kaip žiurkės iš skęstančio laivo. Taigi šiandien, kai, pasak darbdavių, trūksta kvalifikuotos darbo jėgos, o pasak darbuotojų, darbdaviai tik žodžiais deklaruoja meilę ir supratimą darbuotojams, abiem šalims vertėtų pagalvoti ir paieškoti netradicinių bendravimo formų, kurios būtų pagrįstos ne baime prarasti darbą ar užsitraukti nemalonę, bet nuoširdžiu noru – eiti į darbą!
Keli klausimai, į kuriuos verta atvirai atsakyti prieš priimant sprendimą tobulinti ir skatinti vidinę komunikaciją:
1. Ar Jūsų darbuotojai yra supažindinti su kompanijos strateginiais planais?
2. Ar Jūsų darbuotojai ne tik perskaitė, susipažino su planu, bet ir suprato jame nustatytus strateginius tikslus?
3. Ar Jūsų darbuotojai žino, ką kolegos veikia gretimame darbo kambaryje, kitame skyriuje, kitame padalinyje?
4. Ar atlikote auditą, stebėseną darbuotojų – kaip jie vertina kompanijos finansų, personalo politiką?
5. Ar Jūsų įmonėje vyko korporatyviniai renginiai ir ar jie buvo sėkmingi?
6. Ar Jūsų kompanijoje yra maža darbuotojų kaita?
7. Ar Jūsų kompanijoje priimta ignoruoti gandus ir jie nedaro įtakos personalo darbui?
Jeigu į daugumą klausimų atsakėte „ne“ arba „nežinau“, galite neabejoti – Jūsų įmonės vidinė komunikacija nesustyguota, ji nėra sistemingai planuojama, jai neskiriamas deramas dėmesys.
Kiekvienoje kompanijoje yra keičiamasi informacija – nori to vadovai ar akcininkai, ar ne. Dėl to pirmiausia reikia išanalizuoti šiuo metu įmonėje esančius informacijos kanalus ir juos integruoti į vidinės komunikacijos programas.
PIRMA – korporatyvinės kultūros ir vidinės komunikacijos diagnozė, situacijos analizė (vertybės, standartai, tradicijos...).
ANTRA – informacinės erdvės sukūrimas organizacijoje, pasitelkiant vidinės žiniasklaidos priemones (laikraštis, radijas, TV, elektroninis paštas, intranetas ir kt.).
TREČIA – vidinės korporatyvinės kultūros sukūrimas, palaikymas, tobulinimas, skatinimas (vidiniai kodeksai ir kt.).
KETVIRTA – darbuotojų lojalumo stiprinimas (kvalifikacijos kėlimas, stažuotės, mokymai, korporatyviniai renginiai, konkursai, karjeros planai ir kt.).
PENKTA – stebėsena, naujų uždavinių, tikslų iškėlimas (korporatyvinės kultūros, vidinių santykių kolektyve analizė; įgyvendintų veiksmų ir iškeltų uždavinių įvertinimas ir pasiekiamumas; naujų uždavinių iškėlimas siekiant naujų tikslų, pratęsiant naują vidinės komunikacijos ciklą, kuris privalo būti nenutrūkstamas, nuolatinis, ir kt.).
Svarbu, kad ryšys su jūsų svarbiausia tiksline publika – darbuotojais – būtų nuolatinis. Tai pagrindas ir sėkmės prielaida, norint išlikti rinkoje, augti, plėstis ir sėkmingai dirbti.
Kai kurie tyrimai atskleidžia kelias veiksmingas vidinės komunikacijos priemones, kurias įvertino ir kurių naudą pajuto tiek jų iniciatoriai, tiek tie, kuriems jos buvo skirtos. Galima paminėti tokias vidinės komunikacijos priemones:
• Specialūs renginiai, kurių metu sudaroma (o ne imituojama, kaip dažnai pasitaiko) aplinka, kurioje darbuotojai nuoširdžiai, o ne primygtinai (dėl to, kad taip sumanė personalo vadybininkai ar rinkodaros vadovė) keičiasi žiniomis.
• Priemonės, skirtos suburti laikinas komandas (iš įvairių skyrių, padalinių, kabinetų).
• Neformalus bendravimas.
• Skatinimas kurti biurus „be sienų“ ir „be durų“ – kuo daugiau erdvės ir šviesos.
• Vidinės kompanijos kalbos, „folkloro“ palaikymas.
• Kita.
Pateikiame kelis pavyzdžius, kaip kompanijos sprendžia vidinės komunikacijos problemas, pasitelkdamos įdomesnius sprendimus.
KORPORATYVINIS ŽODYNĖLIS
Kompanija:
teikianti reklamos paslaugas
Priemonė:
korporatyvinio folkloro plėtojimas
Tikslas:
pasitelkiant unikalų korporatyvinį žodynėlį, suburti didelį ir išsibarsčiusį kolektyvą
Šioje kompanijoje mėgstama kartoti, kad korporatyvinė kultūra sukuriama vienminčių pagalba. Todėl kompanijos aktyvistai – lyderiai, siekdami, kad kituose reklamos agentūros padaliniuose (o jų per dešimt) dirbantys darbuotojai jaustųsi komandos dalimi, sumanė sukurti vidinę unikalią kalbą, skirtą ir suprantamą tik šios kompanijos darbuotojams. Dabar kiekvienas naujas darbuotojas, atėjęs į kompaniją, gauna unikalų žodynėlį.
„Įsivaizduokite, vieną dieną ateinate į biurą ir suvokiate, kad niekas nesupranta jūsų juokelių... Tai juk katastrofa“, – sako reklamos agentūros ryšių su visuomene specialistė. Kad darbuotojai neatitrūktų nuo kolektyvo, kad būtų kuo mažiau nesupratimo ir nepatogumų dėl vartojamų kalbos „deimančiukų“, žargono ir t. t., nuspręsta ištyrinėti korporatyvinį folklorą. Prieš sukurdami korporatyvinį žodynėlį, kompanijos aktyvistai klausinėjo darbuotojų, kokius „nuosavus“ žodžius jie vartoja bendraudami su kolegomis ar partneriais. Taip žodynėlio kūrėjai sužinodavo, kas darbuotojams patinka kompanijoje, o kas – ne. Atradę „asmeninį“ darbuotojų žodyną, mėgino surasti ryšį tarp esančio korporatyvinio folkloro ir tradicijų.
Netrukus žodynėlio kūrėjai pamatė, kad vidinei leksikai skyrus atitinkamą dėmesį, ji gali tapti neblogu nuotaikų, pozicijų indikatoriumi. Pasirodė, kad darbuotojai partnerius iš kitos reklamos agentūros (gaminančias vaizdo klipus) vienaip vadindavo, kai darbas vykdavo sklandžiai, ir visai kitaip – kai kildavo sunkumų. Pavadinimas agentūros išlikdavo tas pats, bet galūnės buvo interpretuojamos skirtingai: vienu atveju – teigiamai, kitu – neigiamai. Tai žinant galima nustatyti, kokia yra agentūrų bendradarbiavimo stadija.
Kompanijoje yra fiksuojamas reklamos pramonėje dažniausiai vartojamas žargonas: „eime pabrendinti“, „laikas paštorminti“, „įvyko miskomunikacija“ ir t. t. Šie vidinės komunikacijos „deimančiukai“ padeda darbuotojams jaustis vienminčių komandos dalimi. Vidinis kompanijos folkloras nuolat palaikomas, skatinamas, o žodynėlis papildomas. Jį populiarinti padeda kitos vidinės komunikacijos priemonės: vidinis laikraštis, elektroninis paštas, internetas. Žodynėlis nuolat atnaujinamas, dabar, pasak kompanijos atstovų, jame yra apie 30 naujų žodžių, prieš tai nebuvo ir dešimties.
KORPORATYVINIS KINO TEATRAS
Kompanija:
dirbanti informacinių technologijų sektoriuje
Priemonė:
korporatyvinis kino teatras
Tikslas:
skatinti darbo klausimų aptarimą neformalioje aplinkoje
Visi šios kompanijos darbuotojai turi plačias ir neribotas galimybes. Tai kompanija teigia ir skleidžia tiek savo interneto svetainėje, tiek kituose informacijos šaltiniuose, skirtuose pritraukti ir išlaikyti kvalifikuotą personalą. Šioje kompanijoje sukurtos erdvios ir patogios darbo vietos, skiriami nemokami pietūs, taip pat kava ir arbata su mėgstamu desertu. Tačiau ir tai ne riba... Siekiama, kad darbuotojui būtų gera šioje kompanijoje, kad jis jaustųsi ne tik komandos, bet ir šeimos nariu. Tai, pasak kompanijos vadovų, sukuria ypatingą atmosferą, ryšius ir perspektyvą. Organizacijos laisvalaikio leidimo formos viršūne tapo nuosavo kino teatro įkūrimas darbo vietoje.
Korporacijos darbuotojai gali rinktis į nuosavą kino teatrą ir žiūrėti mėgstamus filmus. Nemokamas alus po 20.00 val. – dar viena staigmena. Darbuotojų nuomone, ši bendravimo forma labai veiksminga: darbo klausimai svarstomi ne tokioje formalioje aplinkoje ir tai, beje, skatina atvirumą, nuoširdumą, saugumo jausmą.
„Kadangi kompanija kuria kompiuterinius žaidimus, mums svarbu nuolat domėtis, analizuoti geriausius kino kūrinius, geriausią kino produkciją, kaip artimiausią mūsų veiklos sričiai meno šaką. Kadangi kino teatrai retai džiugina tikrais meno kūriniais, mes patys nusprendėme užpildyti šią nišą. Nuosavame kino teatre darbuotojai turi galimybę pamatyti labai platų diapazoną kinematografijos ir animacijos produkcijos“, – pasakoja kompanijos vadovas.
Korporatyviniame kino teatre yra iki 100 vietų, vakarais jame paprastai susirenka apie 20–30 darbuotojų. Darbo dienos metu kino teatras virsta derybų ir pristatymų sale.
PAPRASTI EKSPERTAI
Kompanija:
maisto gamintojas
Priemonė:
paprastų darbuotojų dalyvavimas kvalifikacijos vertinimo sesijose
Tikslas:
suteikti galimybę pasireikšti perspektyviems paprastiems darbuotojams
Kartą rengiantis kasmetinei darbuotojų kvalifikacijos vertinimo sesijai įvyko netikėtumas. Iš numatytų aštuonių vertinimo ekspertų galėjo dalyvauti tik trys. Už atestaciją atsakingas vadybininkas nusprendė nekeisti vertinimo sesijos datos ir ryžosi paeksperimentuoti. Jis nutarė paieškoti galimų ekspertų tarp žemesnės grandies darbuotojų. Būsimam ekspertui buvo iškelta vienintelė sąlyga – jis turėjo gerai išmanyti darbo specifiką, kuriai atstovaus vertinamas kolega.
Šioje pirmoje eksperimentinėje sesijoje dalyvavo tik vienas paprastas darbuotojas. Personalo vadybininkas vėliau šio darbuotojo dalyvavimą personalo kvalifikacijos vertinimo sesijoje įvertino kaip ypatingą indėlį. Pasak jo, naujasis ekspertas nepaprastai aktyviai ir entuziastingai analizavo savo kolegos atliktą uždavinį. O kai diskusija dėl įvertinimo pasiekė kulminaciją, naujasis ekspertas taip pat gyvai ginčijosi su komisijos nariais ir įrodinėjo, kad jo kolega uždavinį išsprendė teisingai ir vertas aukštesnio balo.
Dėl paprasto darbuotojo parinkimo ir jo aktyvaus dalyvavimo vertinant bendradarbį komisijos darbas tapo daug objektyvesnis. „Vadovai taip pat klysta. Kartais sunku suprasti, ar kolega viską padarė, kad būtų pasiekti iškelti uždaviniai. Be to, ne apie visus kasdieniame darbe iškylančius sunkumus gali sužinoti ir įvertinti jų mastą“, – teigė personalo vadybininkas.
Šis eksperimentas tęsiasi ir toliau. Kompanijos vadovai suprato, kaip svarbu yra įtraukti paprastus darbuotojus į aukščiausio lygio kvalifikacijos vertinimo sesijas. Darbuotojai pradėjo labiau pasitikėti vertinimo komisija, domėtis savo kolegų iš gretimų kabinetų, padalinių darbu. Visa tai paskatino judėti į priekį.
BIURO DEMOKRATAI
Kompanija:
teikianti draudimo paslaugas
Priemonė:
atvirų durų politika
Tikslas:
palengvinti vadovų ir darbuotojų bendravimą
„Per pastaruosius dešimt metų kompanija keičia patalpas jau ketvirtą kartą. Dabar biuras vėl įrenginėjamas... Jo vietai, išplanavimui, tinkamai aurai skiriame ypatingą dėmesį“, – sako kompanijos ryšių su visuomene atstovas. „Įrenginėjant biurą mums svarbiausia, kad jame būtų patogu bendrauti darbuotojams. Aplinka turi skatinti keistis nuomonėmis, idėjomis, būti atvira, skaidri ir dinamiška kaip ir mūsų kompanija“, – teigia bendrovės atstovė.
Erdvi biuro aplinka ir atviros durys – savaime suprantamas dalykas kompanijoje. Uždaros durys – prastas tonas. Tai ne tik netoleruojama, bet ir smerkiama... Uždarytas duris kompanijoje pamatysite nebent vykstant deryboms, visais kitais atvejais bet kuris darbuotojas, norėdamas išspręsti kokį nors darbinį klausimą, gali tiesiog žvilgterėti, ar durys atviros ir galima užeiti, ar ten vyksta derybos ir dabar geriau vadovo netrukdyti. Tartis dėl susitikimo su vadovu per sekretorę čia nereikia. Beje, kabinetai skirti tik aukščiausio lygio vadovams ir tik todėl, kad jiems dažniau tenka vesti derybas ir spręsti sudėtingus uždavinius, juk jiems tenka didesnė atsakomybė už visą kompaniją, darbuotojus, pavaldinius... Aukštesnės pareigos, aukštesni standartai, reikalavimai ir atsakomybė. Tačiau kompanija eina toliau... Artimiausiu metu ketinama išvis atsisakyti kabinetų ir prie vieno – atpjautą tortą primenančio darbo stalo susodinti ir vadovus, ir žemesnės grandies – paprastus darbuotojus... Kiekvienas stalas bus padalytas į kelis sektorius – darbo vietas, „torto gabaliukus“. Kad pabendrautum su kolega, pakaks tiesiog žvilgterėti į jo „torto gabaliuką“.
---------------------------------------------------
Ingrida ŠULCIENĖ
Ryšių su visuomene ekspertė, IPRA narė
Žurnalas "Vadovas ir pasaulis" 2006 m. Nr.4
