2008-09-15 10:41:49
Barbora Palaitytė
Ciklas EFEKTYVI KOMUNIKACIJA
Turbūt su nekantrumu laukiate kiekvienos šventės, kadangi ją bus linksma švęsti bendradarbių kompanijoje? Turite net savas Šv. Valentino dienos tradicijas, pavyzdžiui, keičiatės mielomis smulkmenomis ar vakare organizuojate žaismingą vakarėlį su sutuoktiniais ir draugais... Jūs, kaip darbuotojas, tiesiog gerai jaučiatės savo darbinėje aplinkoje – esate gerbiamas kolegų, Jūsų idėjos sutinkamos palankiai, o konstruktyvius darbo pasiūlymus svarsto susirinkimuose... Jeigu taip jaučiasi visi kolegos, galima spėti, kad įmonėje vidinės komunikacijos problemų nėra, nes būtent tai daugiausia lemia organizacijos narių tarpusavio santykius, kultūrą, klimatą. Sėkminga vidinė komunikacija yra viena iš vadybos priemonių, būtinų efektyviai organizacijos veiklai: kompanijose, taikančiose geriausią vidinės komunikacijos praktiką, darbo rezultatai būna dvigubai geresni.
Jei įmonę sudaro padaliniai, esantys skirtingose vietose (keliose šalyse, miestuose ir pan.), tuomet užtikrinti efektyvią visų darbuotojų komunikaciją yra išties gana sudėtinga, ypač tada, kai susiklosto situacijos, kai ne visi laiku gali prieiti prie interneto. Dar sudėtingiau, jei tos pačios įmonės darbuotojai šneka skirtingomis kalbomis. Sėkmingas įmonės darbuotojų komunikacijos užtikrinimas – labai atsakingas darbas, dažniausiai tenkantis įmonės administratorei. Sėkminga komunikacija stiprina darbuotojų lojalumą įmonei. O komandos vienybė ir susiklausymas yra ypač svarbus nelaimių atveju.
PATENKINTAS DARBUOTOJAS – GERAS DARBUOTOJAS
Kaip galima išsiaiškinti, ar darbuotojai yra motyvuoti ir lojalūs įmonei, kurioje jie dirba, ar niekas neteikia informacijos konkurentams, ar visi atlieka pavestus darbus, ar nemeluoja pranešdami apie neatvykimo į darbą priežastis? Tai padeda nustatyti didesni ar mažesni tyrimai, kuriuos atlieka administratorė. Ji geriausiai žino, kurie darbuotojai galėtų dalyvauti apklausoje, kokiomis ryšio priemonėmis jie lengviausiai pasiekiami, kiek laiko reikės atsakymams surinkti.
Darbuotojai, gavę anketą iš vadovo, dažnai išsigąsta pasekmių, anonimiškumo stokos ir klastoja atsakymus. Administratorė šiuo atveju yra pranašesnė apklausos vykdytoja, nes laikoma komandos, o ne vadovybės nariu, be to, ji geriausiai žino, kas vyksta biure, ir kiekvienam darbuotojui (skyriui) gali pritaikyti klausimyną pagal aktualią situaciją.
Anketą nesunkiai galima pradėti nuo tokių bendrų klausimų kaip:
* Ar Jūs patenkintas savo darbu įmonėje?
* Remdamiesi savo patirtimi, ar Jūs rekomenduotumėte vadovą, kaip darbdavį, savo draugams ir pažįstamiems?
* Jeigu Jums dar kartą tektų rinktis darbo vietą, ar kreiptumėtės į šią įmonę?
* Kaip Jūs vertinate savo kolegų, su kuriais dirbate, kasdienę motyvaciją?
* Kaip Jūs vertinate savo įmonės veiklą rinkoje, t. y. jos konkurencingumą?
Vykdant vidinę komunikaciją, itin svarbu nedaryti klaidų, nes organizacijos darbuotojai bus nepatenkinti savo darbo vieta. Būtina kiekvienam darbuotojui turėti savo atsakomybės sritis (kaip pasirašytą dokumentą), kurias jis kaskart galėtų peržiūrėti ir susitelkti į tuos elementus, kurie gali tapti puikiomis priemonėmis ar išeities tašku geresnei veiklai. Komunikacijos vadyba turi būti įtraukta į administratorės pareigybių sąrašą – ši svarbi sritis dažnai lieka labiau nerašytu, primestu darbu, o ne rimta pareigybe. Siekiant didinti įmonės darbuotojų prisirišimą, reikia rasti žmonių ar dalykų, kurie skatintų darbuotojus geriau jaustis įmonėje ir efektyviau atlikti savo darbą. Ką darbuotojas iš tiesų vertina ir kuo džiaugiasi? Tai galima nustatyti iš darbuotojo atsakymų ir pateikiamų prioritetų (galima pridėti prie anketos):
* Mano kolegos reguliariai įvertina mano darbą.
* Man pranešama apie pokyčius ir sprendimus įmonėje, kurie susiję su manimi.
* Šioje įmonėje yra galimybių siekti karjeros.
* Man suteikiamos mokymosi, įgūdžių lavinimo galimybės.
*Darbe aš pritaikau savo įgūdžius ir sugebėjimus.
* Mano idėjos ir siūlymai yra vertinami.
* Prieš priimdamas sprendimus, mano vadovas tariasi su manimi.
* Esu skatinamas ieškoti naujų ir geresnių būdų, kaip atlikti savo darbą.
* Galiu laisvai planuoti savo darbo procesą ir jį keisti.
* Darbo reikalai retai turi neigiamos įtakos mano asmeniniam gyvenimui.
* Esu vertinamas už gerai atliktą darbą.
* Dirbdamas jaučiu pasitenkinimą savo laimėjimais.
* Didžiuojuosi savo darbu.
* Jaučiuosi vertinamas kaip darbuotojas.
* Už atliekamą darbą man moka teisingai.
* Man tikrai patinka dirbti su savo bendradarbiais.
* Mūsų įmonė siūlo puikias paslaugas.
* Mūsų įmonė yra lyderė.
* Bendradarbiams aš rūpiu ne tik kaip darbuotojas, bet ir kaip žmogus.
VIDINĖS KOMUNIKACIJOS VADYBOS POREIKIS
Vidinė komunikacija yra kiekvienoje įmonėje, tačiau tikrai ne visur ji efektyvi. Tam ir yra reikalinga jos vadyba. Vidinės komunikacijos vadyba iš tiesų svarbi, kai atsiranda vidiniai ar aplinkos pokyčiai: vadovų pasikeitimas, naujos linijos atidarymas ar senos linijos uždarymas, įvedami nauji apskaitos standartai, keičiamas elgesio kodeksas, verslo koncentracija ir panašiai. Visa ši informacija administratorės dėka turi operatyviai pasiekti visus darbuotojus. Dauguma organizacijų kaip pagrindinę darbuotojų iniciatyvų ir geranoriškumo pakrikimo priežastį nurodo blogą vidinę komunikaciją. Organizacijos, kurių vidinė darbuotojų komunikacija yra efektyvi, gerokai lenkia to nedarančias. Vidinės komunikacijos vadyba garantuojamas pateikiamos informacijos nuoseklumas, vadovai efektyviau bendrauja su darbuotojais (per tarpininką – administratorę), o kolegos – tarpusavyje.
Reikėtų nepamiršti, kad vidinės komunikacijos vadybos pobūdis turėtų būti susietas su organizacijos valdymo kultūra. Hierarchinė kultūra pasižymi ribotu informacijos platinimu, dideliu kiekiu vadybos lygių, nevienoda atsakomybe, pagrindimu taisyklėmis, struktūrizacija, priešiškumu rizikai, orientacija į save, atsitiktiniu mokymusi, finansiniu akcentu ir politiškumu. Žinių kultūrai būdingas efektyvus informacijos platinimas, keli vadybos lygiai, bendra atsakomybė, pagrindimas principais, restruktūrizacija, sugebėjimas rizikuoti, orientacija į išorę, nuolatinis mokymasis, rinkodaros akcentavimas, atvirumas. Dažnai įmonėse egzistuoja šių dviejų kultūrų derinys, tačiau labiau siekiama pastarojo.
VIDINĖS KOMUNIKACIJOS RŪŠYS
Sprendžiant įvairias vidinės komunikacijos problemas ir siekiant didinti jos efektyvumą, reikia žinoti, kad ir ši vadybos sritis gali būti skaidoma. Būtina atsižvelgti į visas vidinės komunikacijos rūšis:
* Emocinė – tai spontaniška, nesuvaidinta, skirta dalytis jausmais ir reikšti nuotaikas, paslėpta, giluminė, už daugelio veiksmų ir poelgių slypinti komunikacija („ką mes jaučiame ir kuo norime dalytis?“).
* Faktinė – realistinė, faktinė, skaičių informacija („Kas vyksta, kada vyksta, kur vyksta ir kodėl?“).
* Estetinė – išreiškianti grožį. Emocijos slypi paveiksluose, žmonėse, vaizde pro langą, naujuose biuro balduose. Mes galime papasakoti ir parodyti tai, kas mums gražu ir kodėl.
* Buvimo kartu komunikacija. Tai pasakymas „sveiki“, už kurio slypi buvimo kartu jausmas. Todėl reikėtų nepamiršti, kad netgi pasisveikinimas ir atsisveikinimas gerina vidinę komunikaciją.
* Konotyvinė – hierarchinė komunikacija, skirta nurodymams, ataskaitoms perduoti ir užtikrinti jų vykdymą.
Kiekvienoje įmonėje egzistuoja neformalus bendravimas tarp skirtingo lygio vadovų ir pavaldinių, pavyzdžiui, rūkomajame, virtuvėlėje, lifte. Tokiais atvejais galioja nerašytos taisyklės ir tradicijos. Per šiuos pokalbius sklinda tiek oficiali informacija, tiek gandai, be to, išaiškėja viešoji nuomonė.
Netiesioginis darbuotojų bendravimas vyksta vidiniais organizacijos kanalais. Darbuotojai siunčia elektroninius pranešimus, rengia organizacijos šventes, vidines kampanijas, konkursus. Betarpiškai darbuotojai bendrauja per informacinius renginius, įmonės šventes, konkursus, konkuravimo žaidimus ir pan.
Visi išvardyti bendravimo būdai yra svarbūs, todėl rengiant vidinės komunikacijos planą reikia nepamiršti apgalvoti ir neformalias darbuotojų bendravimo sąlygas, būdus – išvykas, sporto šventes, kolektyvinius užsiėmimus (kalbų kursai ir pan.).
DARBUOTOJŲ MOTYVACIJA
Darbuotojai jaučiasi labiau motyvuoti, kai supranta turintys platesnę perspektyvą – galimybę mokytis, tobulėti, siekti karjeros. Be to, labai svarbu, kad kiekvienas turėtų aiškų tikslą, suvoktų savo buvimo kompanijoje svarbą. Kuo labiau darbuotojas jausis priklausantis savo įmonei, esantis jos dalis, tuo jis bus lojalesnis. Kiekvienas nori būti išklausytas ir turėti balsą, nes galimybė daryti įtaką kelia entuziazmą, teikia pasitenkinimo, didina ambicijas, padeda didinti lojalumą, rasti ir išlaikyti darbuotojus bei apskritai didina pelną.
Efektyvus informacijos ir žinių valdymas neišvengiamai prisideda prie motyvacijos didinimo. Kiekvienoje organizacijoje turėtų egzistuoti paskatinimų priemonės žmonėms apdovanoti už jų įnašą į bendrą organizacijos žinių visumą. Kodėl už žmonių dalijimąsi žiniomis negalėtų būti surengtos šventės ir apdovanojimai? Būtina nuolatos suteikti darbuotojams žinių, kurių gavo kolegos.
Pasitikėjimas yra vidinės kultūros dalis ir vienas iš esminių efektyvios komunikacijos elementų. Pasitikėjimo trūkumas sukelia įtarumą ir dėl to žmonės neteisingai panaudoja informaciją, iškraipo ją ir sunaikina galimybę toliau skleisti žinias ir kurti inovacijas.
Kaip suręsti pasitikėjimo ir bendro supratimo pamatus, kai tvyro nepasitikėjimas? Kaip sukurti atmosferą, kurioje pasenusios žinios galėtų būti atnaujintos? Kaip organizacija gali pakeisti nepasitikėjimo kultūrą į pasitikėjimo ir vertybių, o tiesioginę kontrolę – į savikontrolę, atsakomybę sau bei į objektyvų įvertinimą ir atpildą už pasiektus rezultatus? Kaip organizacijoje palaikyti esminius kultūrinius pokyčius? Tai ypač svarbūs klausimai, kurie turi būti nuolat sprendžiami.
SKIRTINGI DARBUOTOJŲ TIPAI
Siekiant efektyvios komunikacijos įmonės viduje, visų pirma būtina parengti komunikacijos planą. Vertėtų prisiminti, kad egzistuoja įvairios komunikacijos teorijos, kurias pasitelkus, įmanoma geriau suprasti esamą situaciją, suvokti kiekvieno darbuotojo vaidmenį ir savitumus ir pagal tai kurti vidinės komunikacijos vadybos strategiją. Viena tokių teorijų padeda nustatyti darbuotojų tipus, o pagal tai apskaičiuoti, kiek kokių darbuotojų kompanijoje yra ir ką tai lemia. Yra išskiriami šie darbuotojų tipai:
* Gyventojai: labai patenkinti, atlieka savo darbą be motyvacijos, suteikia įmonei stabilumo, yra orientuoti į saugumą, einantys į priekį, bet juos reikia nukreipti.
* Atsiskyrėliai: nepatenkinti, atsiskyrę nuo įmonės, darbo aplinka jų neskatina, jie labiau nusivylę, nei atsidavę, sukuria neigiamą atmosferą, tai neišnaudoti įmonės resursai.
* Vedliai: savo asmeninius ir įmonės tikslus dažnai sutapatina, įmonei yra labai lojalūs, tiki jos ateities vizija ir konkurencingumu, įmonės aplinka juos motyvuoja, savo iniciatyvumu ir noru bendradarbiauti įkvepia ir motyvuoja kolegas.
* Kritikai: kritiški, jiems sunku vadovauti, tiki įmonės konkurencingumu, individualistai, suinteresuoti tik savo asmeniniu profesiniu tobulėjimu, duoda impulsų pokyčiams, pasirengę keisti darbą, kai tik atsiranda įdomesnių galimybių.
Nustačius darbuotojų tipus, galima spręsti, kaip su konkrečiu žmogumi reikia bendrauti, kokias užduotis jam pavesti, kokio pobūdžio komunikacija reikalinga apskritai. Kiekvienoje komandoje turi būti įvairaus tipo žmonių.
KAD KOMANDA DIRBTŲ SĖKMINGAI
Kas gi yra komanda? Komanda – nedidelė grupė žmonių, papildančių vienas kitą žiniomis bei įgūdžiais ir turinčių bendrą tikslą. Visi komandos nariai jaučiasi atsakingi už bendro tikslo įgyvendinimą, užduočių atlikimą ir jo būdus. Komandos yra daugelio organizacijų pagrindiniai efektyvios veiklos elementai. Jos suvienija skirtingų žmonių įgūdžius ir supratimą.
Komandinio darbo principai gali būti taikomi ir visai organizacijai, ir atskiroms jos komandoms. Šie pricipai skatina išgirsti kitas nuomones, reaguoti į kitų pateiktas idėjas, moko konstruktyviai pateikti ir priimti kritiką, prasmingai naudotis abejonėmis.
Komandų kūrimo prielaida ir varomoji jėga yra esminiai veiklos iššūkiai. Komandos pralenkia pavienių individų ar didelių organizacinių darinių veiklą. Tai ypač akivaizdu, kai veikla reikalauja integruotų ir įvairialypių sugebėjimų, sprendimų ir patyrimo.
Komandos yra lanksčios ir greitai reaguoja į aplinkos pokyčius bei poreikius. Jos gali daug greičiau, tiksliau ir efektyviau keisti savo požiūrį, atsižvelgdamos į naują informaciją ir permainas. Skirtingai nei komanda, atskiri darbuotojai dažniausiai yra įsipainioję į organizacinės biurokratijos voratinklius.
Labai efektyvios komandos daug laiko ir pastangų įdeda į individualaus ir kolektyvinio tikslo nagrinėjimą, modeliavimą ir suderinimą. Jos yra pasišventusios savo augimui ir sėkmei. Baisiausia klaida – nužudyti naujas idėjas pernelyg greitai. Pavyzdžiui, sakant, kad tai neįmanoma, mes taip jau darėme ir mums nepavyko, tai nepraktiška, neišsprendžia problemos, pernelyg rizikinga ir taip toliau.
Pagal teoretiką Douglasą McGregor’ą, pagrindiniai gerai funkcionuojančios, kūrybingos komandos bruožai yra šie:
* Atmosfera joje yra neformali, komfortiška ir laisva.
* Yra daug diskutuojama. Šios diskusijos yra susijusios su grupės tikslu. Jose dalyvauja kiekvienas komandos narys.
* Komandos nariai gerai supranta ir pripažįsta komandos tikslą ir užduotį. Komandos užduotis laisvai aptariama ir derinama su nariais tol, kol jie sutaria dėl vieningos formuluotės ir įsipareigoja jai.
* Nariai klausosi ir girdi vienas kitą. Kiekviena idėja išklausoma. Žmonės nebijo apsikvailinti, pateikdami visuotiniam svarstymui net ekstremaliai kūrybingas idėjas.
* Komandose yra prieštaravimų. Prieštaravimai ir nesutarimai neslepiami. Komanda kruopščiai ištiria nesutarimų priežastis, siekdama jas šalinti, o ne paveikti atskalūną – konflikto iniciatorių.
* Dauguma sprendimų priimami vieningai sutarus, kai tampa visiškai aišku, kad kiekvienas narys pritaria ir yra pasirengęs kartu eiti pirmyn. Formalus balsavimas yra naudojamas minimaliai, nes komanda nepripažįsta daugumos principo kaip tinkamiausio pagrindo veiksmui.
* Kritika yra dažna, nuoširdi ir padori. Asmeninės atakos (tiek atviros, tiek užslėptos), kai problema suasmeninama, yra labai retos.
* Žmonės laisvai reiškia jausmus ir idėjas tiek apie problemas, tiek apie grupės veiklą.
* Priėmus sprendimą ir pradedant veiklą pasidalijama užduotimis.
* Komandos lyderis šiam procesui nedaro jokios įtakos, o komanda nebūtinai turi su juo sutikti. Komandos veikimo metu retai vyksta kova dėl valdžios. Svarbiausia ne tai, kas kontroliuoja, o kokių rezultatų pasiekiama.
Kaip skatinti efektyvų darbą komandoje? Niekada neišsigąskite galimų konfliktų: prisiminkite konstruktyvaus ginčo vertę darbo procese! Renkite ir skatinkite neformalius komandos narių susitikimus, kuriuose visi galėtumėte aptarti svarbius klausimus, neslegiami kasdienių rūpesčių. Inicijuokite mokymų programas – vadovai dažnai tam tiesiog neranda laiko, o geram pasiūlymui mielai pritars. Mokymai naudingi komandos susitelkimui bei įgūdžių lavinimui ar žinių gilinimui. Žinoma, neverta tikėtis akivaizdžių pokyčių jau po savaitės – kartais taisant vidinės komunikacijos klaidas, neužtenka vieno darbuotojų triūso, iniciatyvos, tam reikia ir vadovo pritarimo, veiksmų derinimo su organizacijos kultūra ir vertybėmis.
