2008-12-03 16:11:37
Laikas kaip pinigai: nešvaistykite jo ir turėsite pakankamai
G.DE LEVISAS
Laikas kaip pinigai, tai ne banali tiesa, o realybė, veiklaus žmogaus laikas (kaip ir pinigai) labai brangus, nes jo nuolat trūksta. Bet jeigu pinigai yra įgyjamas dalykas, tai laikas – unikalus resursas. Mes negalime jo kompensuoti arba sukaupti. Bet yra galimybė elgtis su juo efektyviai arba išlaidžiai ir tai priklauso nuo mūsų pačių.
Išmokti tvarkyti vadovui savo ir savo pavaldinių laiką – sudėtingas uždavinys. Manau galima išskirti du ryškius vadovų tipus – vieni veikia labai greitai, o kiti per daug lėtai. Apklausos duomenimis, vadovai – ir vyrai, ir moterys – vis labiau apkraunami darbais. Šiandien dauguma kompanijų stengiasi atlikti kuo didesnį darbą esant mažesniam darbuotojų skaičiui. O tai tampa streso priežastimi. Taigi vadovui tuo labiau svarbu efektingai paskirstyti savo bei kitų savo pavaldinių laiką. Taigi:
1. Tikslo užsibrėžimas
Tvarkant laiką labai svarbu turėti tikslą ir jį pasiekti. Turėti tikslą naudinga, nes tai padeda:
• Sutelkti dėmesį reikiama linkme.
• Susiplanuoti, ką nuveikti per tam tikrą laiką.
• Padėti suprasti kitiems, kas daroma, ir kaip kiti turi įsiterpti į bendrą planą.
• Išaiškinti ką norima pasiekti.
• Aptarti savo sumanymus dar su kuo nors.
• Užsirašyti, kas buvo nutarta.
2. Kam teikti pirmenybę?
Nutarus, kam bus teikiama pirmenybė, lengviau bus pasiekiamas tikslas. Pirmiausia tikslinga apžvelgti savo darbo visumą ir nuspręsti, kas yra svarbiausia. Galima išskirti keturias darbų grupes:
Pagrindiniai darbai – tie, kurių neatlikus nebus pasiektas tikslas.
Darbai, kuriuos būtų galima atlikti baigus pagrindinius darbus.
Darbai, kuriuos norima atlikti turint pakankamai laiko. Jie paprastai taip ir lieka neatlikti.
Nelabai svarbūs darbai, kuriuos atlikti lengva ir smagu. Jie paprastai atliekami pirmiausia.
Tačiau išnykus būtinumui kam nors teikti pirmenybę (pavyzdžiui, atidėjus susirinkimą), laiką leisti tuščiai netikslinga, šiam darbui sukauptą energiją pravartu būtų panaudoti kitai sąrašo užduočiai atlikti.
3. Skubių ir svarbių darbų nustatymas
Planuojant darbo laiką, būtina išsiaiškinti, kas yra skubu, o kas svarbu.
Skubūs darbai reikalauja neatidėliotino jūsų dėmesio, bet jie gali būti ir nereikšmingi.
Svarbius dalykus būtina gerai apgalvoti ir tam reikia papildomai laiko, pvz., kito mėnesio verslo planas.
Dažniausiai skubūs dalykai atrodo svarbūs, nes turi būti atlikti neatidėliotinai. Jie reikalauja greitos orientacijos, bet neturėtų atimti daug laiko. Dėl svarbių reikalų juos gali tekti atidėti.
4. Darbo pobūdžio nustatymas
Vadovaujantys asmenys turėtų pagalvoti apie savo veiklos pobūdį, apsvarstyti kiek laiko atima administracinė veikla, kiek laiko yra skiriama kasdieniniams darbams, būdingiems savam verslui ar profesijai.
Dirbti vadovu reiškia:
• Apgalvoti, kad nieko netrūktų sklandžiam ir našiam darbui.
• Pasirūpinti, kad reikiami žmonės ir reikiamos medžiagos būtų reikiamoje vietoje ir reikiamu laiku.
• Nurodyti darbuotojams ką atlikti, kokių standartų siekti, o jei reikia, patarti kaip tą atlikti.
• Įsitikinti, kad visi žino savo pareigas, ir darbas vyks sklandžiai.
Kitaip tariant, reiškia – planuoti, organizuoti, vadovauti ir kontroliuoti.
5. Kaip įveikti didelį darbą?
Dideli darbai baugina ir kelia neveiklumą vien todėl, kad nežinoma nuo ko pradėti. Didelius darbus galima sėkmingai įveikti, jei apgalvosite ir padalinsite darbą i nedidelius gabalėlius. Po to susidarysite grafiką ir „susidoroti iš eilės po vieną gabalėlį” bus lengva.
6. Naudingai praleistas kelionių laikas
Kelionės verslo reikalais atima gal netgi daugiau laiko, negu susirinkimai. Tad praverstu:
• Pasiimti su savimi asmeninį kompiuterį arba elektroninę užrašų knygelę ir padirbėti.
• Tyliai ir korektiškai pasinaudoti diktofonu ir sutvarkyti korespondenciją.
• Keliauti su partneriu ir kalbėti apie profesinius reikalus, neatskleidžiant per daug profesinių detalių.
• Apgalvoti veiksmų strategiją, kurti planus ir užsirašyti nurodymus ateičiai.
7. Darbas su žmonėmis
Be kitų žmonių verslas neįmanomas, bet per juos galima prarasti daug laiko. Sugebėjimas dirbti su žmonėmis – sudėtinė laiko tvarkymo dalis.
• Įsitikinti, kad parinkote žmogų, norintį ir sugebantį atlikti, ką reikia.
• Tiksliai nurodyti, kas turi būti padaryta, o jei reikia, ir kaip turi būti padaryta. Nustatyti darbo atlikimo laiką ir nurodyti, kaip dažnai bus laukiama atskaitos apie darbo eigą.
• Išaiškinti, ar pavestas darbas skubus, kad jį būtų galima suderinti su kitu to žmogaus atliekamu darbu.
• Įsitikinti, kad žmogus pakankamai išmano jam skiriamą darbą ir galės už jį atsakyti.
Jeigu vadovas neišaiškins ko nori ir kodėl, teks viską iš naujo jam atlikti pačiam. Be to, nuliūdins ir darbuotojus, kuriems tai buvo pavesta, kadangi jie ne tik neįvykdė užduoties, bet ir sugaišo laiką.
Mes visi žinome, kad mums skirtas tik tam tikras laikas, nors ir stengiamės apie tai negalvoti. Visada džiugina, kai galime pasakyti, jog diena praėjo ne veltui.
Manau šis straipsnis padės Jums valdyti ir sutaupyti laiką teisingai ir tuo pačiu pasiekti tikslą.
_____________________________________________________________
Parengė Alina Grišina
www.verslogidas.lt
