2008-09-15 10:31:20
Organizacijos kaip ir žmonės norėdamos išlikti ir augti privalo keistis, tai yra prisitaikyti prie besikeičiančios aplinkos. Pavyzdžiui, žmogus norintis dirbti šiuolaikinėje organizacijoje privalo „pasikeisti“ – be įvairių specialiųjų reikalavimų jis turi išmokti užsienio kalbą ir mokėti dirbti kompiuteriu. Tačiau organizacijoms šiek tiek sunkiau nei žmonėms – jei žmogus neprisitaiko prie aplinkos – jam pavedami paprastesni darbai, galbūt jam padeda draugai, valstybė ar dievas, verslo organizacijoms niekas nepadeda – tos kurios neprisitaiko yra „sunaikinamos“, jos bankrutuoja arba kitais būdais yra likviduojamos. Taigi organizacijos keičiasi. Keičiasi ir ta organizacija kurioje dirbate jūs.
Patys pokyčiai savaime yra rizikingi, kadangi visada galima pakeisti ne ta linkme, kuria reikėjo, ne tada kada reikėjo. Tačiau šiuolaikinių organizacijų patirtis rodo, kad šiuo metu daug rizikingiau nieko nedaryti ir stovėti vietoje nei įgyvendinti apgalvotus, gerai suplanuotus pokyčius. Vykdyti pokyčius visada sudėtingiau nei stovėti vietoje ir nieko nedaryti, pokyčių įgyvendinimas reikalauja papildomos energijos, kurios paprastai jau trūksta, kadangi darbuotojai ir taip yra perkrauti savo kasdieniniais darbais.
Taigi, ką vadovui reiktų žinoti apie organizacijose vykstančiu pokyčius ir kaip jis gali prisidėti prie jų sėkmingo įgyvendinimo?
Kodėl ir kas gali keistis?
Pokyčiai vyksta dėl išorinių priežasčių, kai organizacijos vadovybė aplinkoje įžvelgia svarbius reiškinius organizacijos veiklai ir siekia, kad organizacija tinkamai ir laiku į juos sureaguotų. Organizacijos privalo pasinaudoti galimybėmis ir naujovėmis, kurios viena po kitos nepaliaujamai sklinda iš aplinkos. O tai reikalauja persitvarkyti viduje. Pokyčiai vyksta ir grynai dėl vidinių priežasčių – kai pačioje organizacijoje pribręsta tokia būtinybė. O keisti gali reikėti labai daug ką – organizacijos dydį, struktūrą, politiką, darbo procedūras, organizacijos kultūrą, darbo intensyvumą ar pasiskirstymą, vadovavimo stilių ir daug kitų dalykų. Pavyzdžiui, šiais laikais labai populiaru pertvarkyti organizacijas taip, kad didžiausias dėmesys būtų skiriamas klientui. Tačiau visais pokyčių atvejais esminis dalykas yra tai, kad, kas bebūtų keičiama organizacijoje, visų pirma turi keistis žmonės, jų nuostatos, įgūdžiai ar net visos asmenybės.
Taigi pokyčiai yra geras ir naudingas reiškinys organizacijai, o jei organizacijai tai ir joje dirbantiems žmonėms. Tačiau ar visada darbuotojai teigiamai žiūri į pokyčius?
Kaip žmonės reaguoja į pokyčius?
Paprastai yra manoma, kad žmonės bijo pasikeitimų. Tačiau tai nėra visiška tiesa. Žmonės mėgsta įvairovę ir pasikeitimus tada, kai jaučiasi pakankamai saugiai. Pavyzdžiui, jūs perkate įvairius drabužius, kad sau ir kitiems atrodytumėte atsinaujinusios ir įdomios, kartais jums kyla minčių apie baldų perstatymą kambaryje, kurias kartais įgyvendinate, jei gyvenate mieste, tai kartais norisi išvykti bent keletui dienų į kaimą. Pokyčiai, jei jie kyla spontaniškai ir yra neprimesti, yra natūralus reiškinys.
O kaipgi su pokyčiais organizacijoje, kur jie yra apspręsti ne vieno žmogaus poreikių, kur keistis ir mokytis gyventi naujai visi turi kartu, nori jie to ar ne, pritaria ar ne, pasirengę tam ar ne. Tokiu atveju žmonės įvertina kiekvieną numatomą pokytį vadovaudamiesi savo asmeniniais kriterijais. Jie niekada nesiims sveikinti pokyčių iki galo nesuvokę, kuo tai jiems bus naudinga.
Labai dažnas reiškinys su kuriuo dažnai susiduriame šiuolaikinėse organizacijose – pasipriešinimas pokyčiams. Jų priežastys gali būti labai įvairios. Visų pirma pokyčiai dažnai yra suvokiami kaip gresiantys tam tikriems darbuotojo interesams organizacijoje. Pavyzdžiui, jeigu organizacija restruktūrizuojama, natūralu, kad darbuotojai nežinodami visos informacijos susimąsto, ar išliks skyrius kuriame jie dirba, ar išliks tos pareigos kurias jie užima, o jei keisis tai kaip ir kiek? Suprantama, kad tai sukelia daug nerimo. Kartais organizacijos darbuotojai, skirtingai suvokdami pokyčio priežastis ir pasekmes nepritaria pokyčio idėjai manydami, kad tai nieko neduos arba pritaria idėjai, bet nepritaria pokyčio metodams. Netgi tada, kai pokyčiams iš esmės yra pritariama, organizacijoje paprastai kyla daug įvairiausių emocijų susijusių su pasikeitimais – ar po to, kai pokyčiai bus įgyvendinti ar keisis vadovybė, kas vadovaus, ar darbo komanda liks tokia pat, ar bus priimti nauji žmonės, o gal kas nors bus atleistas, ar bus galima bendrauti su žmonėmis su kuriais geriausia sekasi dirbti ir norisi daugiau bendrauti, ar keisis kompensavimo už darbą sistema ir pagaliau, ar aš pajėgsiu išmokti tai, ko pageidauja vadovybė?
Taigi kiekvienoje pokyčius įgyvendinančioje organizacijoje stebimas pasipriešinimo pokyčiams ar jų priėmimo reiškinys, kuris priklausomai nuo darbuotojo nuostatų ir suvokimo įgauna skirtingas išraiškas elgesyje, kurios nurodytos žemiau pateikiamoje lentelėje.
1. Priėmimas. Išraiška elgesyje: Eentuziazmas. Kooperacija. Kooperacija vadovybei prašant ar spaudžiant.
2. Abejingumas. Išraiška elgesyje: Apatija ar intereso dirbti praradimas. Darymas tik to, kas nurodyta.
3. Pasyvus pasipriešinimas. Išraiška elgesyje: Naujų dalykų nesimokymas. Tylus protestavimas. Protestas įtraukiant bendradarbius. Darbas tik formaliai laikantis naujai įvestų reikalavimų ir taisyklių. Darymas kiek galima mažiau. Sąmoningai lėtas pokyčių įgyvendinimas savo atliekamose darbo procedūrose. Asmenins užsidarymas, pasitraukimas.
4. Aktyvus pasipriešinimas. Išraiška elgesyje: Sąmoningas klaidų ar žalos organizacijai darymas, siekiant parodyti, kad pokyčiai yra nenaudingi ir nereikalingi. Apgalvotas sabotažas.
Vadovas norėdamas prisidėti prie to, kad organizacijos darbuotojų pasipriešinimas ir abejingumas išvirstų į priėmimą ir aktyvų palaikymą, turi žinoti ir sugebėti įvardyti, kuo organizacijos darbuotojams konkretūs pokyčiai bus naudingi.
Pavyzdžiui įgyvendinus pokyčius:
-organizacija ir toliau dirbs stabiliai ir pelningai,
-bus išsaugotos darbo vietos,
-darbuotojai turės galimybę išmokti naujų dalykų, kuriuos galės pritaikyti iš čia organizacijoje ir kitur,
-darbuotojams bus suteikta daugiau atsakomybės,
-darbo užduotys taps sudėtingesnės, sėkmingas jų atlikimas taps didesniu iššūkiu darbuotojams,
-atsiras papildomų karjeros galimybių organizacijoje,
-perspektyvoje atsiras galimybė daugiau uždirbti.
Taigi, darbuotojai, tikslai žinantys ko gali laukti iš pokyčių ir tikintys, kad tai realiai gali ir atsitikti pereis iš besipriešinančiųjų pusės į palaikančių pusę.
Vaidmenys ir pasitikėjimas pokyčių procese
Organizacijos viduje egzistuoja jėgos, kurios palaiko, mažiau palaiko ar nepalaiko organizacijoje atliekamų pertvarkymų. Sakoma, kad paprastai dauguma svyruoja kol įsitikina, ar pokyčiai jiems bus naudingi ar bent jau negrėsmingi. Yra ir tokių kurie tik išgirdę idėją apie pokyčius ją pradeda entuziastingai palaikyti. Tai novatoriai, žmonės kuriems būtinos naujovės, kurie ir asmeniškai yra daugiau linkę rizikuoti. Aišku yra ir tokių kuriems niekas niekada ir neįrodys, kad pokyčiai yra būtini, jie priešinsis iki galo. Taigi, kai organizacijoje vyksta aiškiai apibrėžti pasikeitimai visų pirma pamąstykite, su kuo esate jūs – ar pritariate iš karto, daugiau ar mažiau pasvarstę, ar nepritariate. O jei pritariate tai kam: ir pokyčių būtinybei ir metodams ar tik būtinybei, bet ne metodams, kuriuos siūlo vadovybė.
Įgyvendinant kiekvieną skirtingą pokytį taip pat išsiaiškinkite, kas organizacijoje jam priešinasi, kas svyruoja, kiek svyruoja. Norint, kad pokyčiai būtų įgyvendinti sėkmingai vadovui svarbu ne tik pačiam pasitikėti įmonės politika ir pokyčių planu, tačiau ir sieti šį pasitikėjimą visame kolektyve. Kaip tai padaryti efektyviai ir nuo ko tai priklauso?
Kaip padėti įveikti pasipriešinimą pokyčiams
Jeigu pokyčiai yra tinkamai suplanuoti tai paprastai kiekvienam organizacijos nariui yra numatytas tam tikras įtraukimo į pokyčių įgyvendinimą laipsnis.
Įtraukimas: grupių, skirtų organizacijos problemoms spręsti formavimas ir darbuotojų įtraukimas į jas. Šiose grupėse numatoma, kokių ir kada organizacijai reikia pokyčių.
Dalyvavimas pokyčių įgyvendinimo komandose.
Derybos su įvairių lygių darbuotojų atstovais dėl to kaip pokyčiai turi būti vykdomi.
Konsultavimas: Klausimynai ir darbuotojų apklausos prieš pradedant įgyvendinti pokyčius. Atsižvelgiama į darbuotojų nuomonę.
Komunikacija: Pokyčių esmės pateikimas per perzentacijas, susitikimai su darbuotojais mažose grupėse, kur yra galimybė užduoti klausimus apie pokyčius ir gauti atsakymus.
Informavimas: tik raštiški pranešimai, plakatai, skrajutės apie numatomus pasikeitimus.
Iš aukščiau pateiktos schemos matome, kad ne visi ir ne visų lygių darbuotojai yra ir turi būti vienodai įtraukiami į pokyčių planavimą ir įgyvendinimą. Kiek į tai įtraukiamas įmonės darbuotojas priklauso nuo organizacijos ir konkretaus pokyčio esmės. Pavyzdžiui darbuotojas gali būti įtraukta tiesiogiai – kai pokyčių tikslas padidinti dėmesį organizacijos klientams, ypač tada kai darbuotojui tenka tiesiogiai bendrauti su klientais. Arba netiesiogiai, kai keičiama kurio nors organizacijos padalinio struktūra. Tačiau kiekvienu atveju, jei jums nėra tiksliai pranešta, kiek ir kaip turite dalyvauti organizacijos pokyčiuose, pasiteiraukite vadovo, išsiaiškinkite, kokio elgesio, šalia kasdieninių darbų, iš jūsų tikisi vadovas, norėdamas jūsų paramos pokyčiams. Jeigu jūs tas žmogus kuriam tik pranešama, kas ir kaip bus keičiama, jūs, kaip sekretorė turite kitų labai svarbių užduočių, jums tenka specialus vaidmuo. Visų pirma sekretorė yra patikimos informacijos šaltinis.
Norėdama tinkamai informuoti kitus jūs privalote labai tiksliai žinoti:
-kodėl pasikeitimai yra būtini,
-kas bus keičiama,
-kada bus keičiama,
-kaip bus keičiama,
-ko tikimasi po pasikeitimų iš organizacijos, jos padalinių ir atskirų darbuotojų,
-ką pasikeitimai gali atnešti ir reikšti darbuotojams,
-kuo pasikeitimai bus naudingi organizacijai,
-kokios naudos iš to gali tikėtis darbuotojai.
Patikima informacija yra didžiausiais gandų priešas, kurie labai dažnai lydi pokyčius, gali išvesti organizaciją ir darbuotojus iš pusiausvyros.
Kaip minėjome pokyčiai yra natūralus ir dažniausiai darbuotojams naudingas reiškinys. Tačiau jie neišvengiamai yra tam tikras išbandymas organizacijai, jautrus periodas, kurio metu ypač svarbu valdyti žmogiškas emocijas, neleidžiant joms sužlugdyti pačių pokyčių ir galiausiai organizacijos. Taigi, sužinokite apie pasikeitimus viską, geriausia tiesiogiai iš vadovo, ir tikslai perduokite šią informaciją organizacijos darbuotojams, ypač tiems, kurie yra mažiau įtraukti į pačių pokyčių įgyvendinimą, kurie kaip minėjome gali būti pasirengę priimti pokyčius, tačiau tuo pačiu jų prisibijo. Jūs turite unikalią galimybę – tuos žmonės, kurie priešinasi pasikeitimams paversti jų šalininkais. Pasinaudokite ja ir visai organizacijai atnešite didžiausios naudos.
Gali būti taip, kad nevisada jums tai pavyks, jūs pastebėsite žmonių, kurie ilgai ir nuosekliai priešinsis pokyčiams. Pakalbėkite apie tai su vadovu ir priminę jam, kad, kuo svarbesnis pokytis ir jo poveikis tų žmonių akimis, kuriuos jis labiausiai liečia, tuo norint pasiekti sėkmės reikalingesnis jų didesnis įtraukimas į pokyčio planavimą ir įgyvendinimą. Pagalvokite apie save, ar jums būtų lengva priimti pasikeitimus, kurie būtų susiję su jūsų atlyginimo sistemos pasikeitimais, dokumentų tvarkymo tvarkos pasikeitimais, darbo laiko ir vietos pasikeitimais, prieš tai nepasitarus su jumis. Kiek tai perspektyvoje beatrodytų naudinga organizacijai, iš pat pradžių priimti tokius pokyčius nėra lengva, ypač, jei tai atrodo primesta iš šalies.
Supraskite teisingai - informacijos dalijimas su vadovu apie tai, kas organizacijose priešinasi pasikeitimams, jokiu būdu nėra darbas susijęs su slaptųjų tarnybų veikla, tai gali būti labai geranoriška priemonė įtraukiant besipriešinančius į pokyčių procesą, o tuo pačiu ir padedant organizacijai padaryti žingsnį į priekį. Atminkite – žmonės priešinasi tada ir tol, kol jaučiasi nesaugūs ir neturintys pakankamas informacijos, o keičiasi tada, kai jaučiasi saugūs ar tikisi ateityje būti dar saugesniais ir turi pakankamai patikimos informacijos. Taigi, sekretorės vaidmuo pokyčių procese yra pakankamai aktyvus.
Kaip sumažinti įtampą organizacijoje pokyčių metu
Kaip minėjome įgyvendinant pokyčius organizacijoje paprastai kyla įtampos ir įvairiausių emocijų. Sekretorė sužino ir perteikia esminę informaciją apie pokyčius. Iškyla klausimas, kaip mažinti įtampą ir kaip sėkmingai perduoti informaciją. Čia būtų galima rekomenduoti 10 efektyviausių būdų, kurie jums tikrai padės atliekant savo misija pokyčių procese:
1. Pabrėžkite interesų, nuomonių, asmenybės bruožų bendrumą su pokalbio partneriu, kur tai galima padaryti. Pokyčių metu organizacijoje sklando labai daug skirtingų nuomonių, darbuotojai nevisada pastebi, kad didelė dalis jų išsakomų idėjų sutampa, jie linkę sureikšminti skirtumus, kurie veda prie nekonstruktyvių konfliktų. Sekretorė šiuo atveju gali pabūti tuo labai reikalingu žmogumi, sugebančiu įžvelgti panašumų tarp skirtingų idėjų.
2. Emociškai prisotintų pokalbių metu stenkitės įvardyti savo ir bendravimo partnerio emocinę būseną. Pavyzdžiui: „Aš sunerimau išgirdęs tavo pasiūlymus“, „Mane džiugina jūsų nusiteikimas veikti“. Emocinės būsenos įvardijimas padeda suvaldyti karštų ginčų situaciją, ir nukreipti ją tinkama, organizacijai naudinga linkme.
3. Domėkitės pokalbio partnerio išsakomomis problemomis. Taip jūs parodysite, kad jums ir galbūt organizacijos vadovybei yra svarbu tai, kaip situaciją mato darbuotojai.
4. Sudarykite galimybę išsikalbėti, nepertraukinėkite. Gali būti, kad pokalbio partneris išsakys kažką neigiamo organizacijos pokyčių atžvilgiu, tačiau svarbiausia yra tai, kad jis turės galimybę išsakyti tai, kas jam atrodo svarbiausia. Kiekvienas turi teisę į savo nuomonę, kokia ji bebūtų, kadangi žmogus visada turi tam tikrą pagrindą šia nuomonei. Tik išsakęs savo nuomonę, pajutęs, kad buvo suprastas ir išgirstas, žmogus gali pats susidomėti ir kita nuomone. Priešingu atveju jis kovoja dėl to, kad jį kas nors išgirstų.
5. Jei yra galimybė pabrėžkite bendravimo partnerio ir jo nuomonės reikšmę jūsų akyse. Jokiu būdu nežeminkite partnerio, nevertinkite jo asmenybės, nemenkinkite jo indėlio į bendrą reikalą ir nepervertinkite savojo ar kitu.
6. Pripažinkite savo klaidas, jei tikrai pateikėte klaidingą ar nepilną informaciją. Tokiu būdu parodysite, kad ir jūsų bendravimo partneris gali saugiai pripažinti savo klaidas ir dėl to nieko blogo nenutinka.
7. Siūlykite konkrečias išeitis iš susidariusios padėties, nepradėkite ieškoti kaltų. Niekas nemėgsta būti kaltu ir tam aktyviai priešinasi, net jei objektyviai ir padarė rimtų klaidų.
8. Remkitės tik konkrečiais faktais, nepradėkite išvedinėti problemų bendravimo partnerio asmenybės bruožų ar polinkių.
9. Stenkitės kalbėti ramiai, pasitikėdama savimi, negreitindama kalbos. Gali būti, kad tai nuramins bepradedantį karščiuotis pašnekovą.
10. Laikykitės tinkamo atstumo tarp savęs ir bendravimo partnerio. Neteikite informacijos nei iš per daug toli nei iš per arti. Pirmu atveju tai gali būti suprasta kaip nenoras dalintis informacija, antruoju, kaip agresyvus informavimas ar nurodymų davimas. Žiūrėkite į akis – tai padidina tikimybę, tad tai, ką sakote bus suvokta kaip tiesa.
Vadovas – pokyčių agentas
Taigi, vadovas gali ir turi būti žmogumi kuris padeda organizacijai daryti tai, kas neišvengiama – keistis. Tai yra nelengva, tačiau to galima mokytis. Svarbiausia tai daryti nuosekliai – suprasti pokyčių prasmę organizacijai, mokytis pasitikėti vadovu, mokytis gauti ir tinkamai pateikti informaciją apie tai, kas vyksta organizacijoje, mokytis stabdyti gandus ir prisidėti prie organizacijos darbuotojų emocijų kontrolės ir tuo pačių pokyčio energijos kreipimo tinkama ir naudingiausia organizacijai linkme.
_______________________________________________________________
Andrius Valickas, lektorius, Vilniaus kooperacijos kolegija
www.vkk.lt
