2008-09-15 10:40:55
Įmonės IT branda: kaip anarchiją paversti sėkminga veikla?
Informacinės technologijos (IT) jau senokai tapo svarbia verslo dalimi, tačiau kol kas dar nedaugeliui bendrovių pavyksta jas sėkmingai valdyti. Įmonių vadovams dažnai kyla klausimas, kodėl, nepaisant didelių investicijų į naujausias technologijas bei aukštos kvalifikacijos specialistus, IT skyrius elgiasi tartum maištaujantis paauglys: jam nepavyksta susikalbėti su kitais įmonės padaliniais, delsiama spręsti problemas, nuolat kartojamos tos pačios klaidos.
Palyginimas su paaugliu – ne atsitiktinė metafora. IT skyriai visame pasaulyje iš tiesų vis dažniau vertinami ne tik pagal techninės ar programinės įrangos naujumą, darbuotojų profesionalumą, bet ir brandą. Kas tai yra?
Kalbant paprastai, bendrovės IT branda – tai IT skyriaus gebėjimas sklandžiai ir efektyviai tvarkyti su technologijomis susijusius procesus. Kuo įmonė šioje srityje brandesnė – tuo daugiau naudos jai teikia IT. Nauda gali būti įvertinta įvairiai: didesnėmis pajamomis, sutaupytu laiku, mažesnėmis darbo sąnaudomis, sklandesniu įmonės veikimu ir t. t.
Įmonės branda nustatoma remiantis trimis IT valdymo aksiomomis: kas neapibrėžta, negali būti kontroliuojama; kas nekontroliuojama, negali būti išmatuota; kas neišmatuota, negali būti tobulinama. Pagal jas išskiriami 5 bendrovių brandos lygmenys.
Žemiausias lygmuo vadinamas „anarchija“. Tokiomis sąlygomis IT skyrius dirba chaotiškai, neorganizuotai, nėra sukurta jokių formalių planų ar taisyklių, o specialistai patys sprendžia, kokiai užduočiai teikti prioritetą. Kitaip tariant, procesai yra neapibrėžti ir nekontroliuojami.
Antrasis lygmuo – „folkloras“. Šiuo atveju bendrovėje jau yra nusistovėjusi tam tikra IT skyriaus darbo praktika ir tradicijos, kuriomis keičiamasi tartum sakytine tautosaka. Susiklosčiusios taisyklės nėra aprašytos, todėl, pasikeitus darbuotojams, jos vėl kuriamos iš naujo. Procesai išlieka neapibrėžti.
Turinčios formalias, aprašytas taisykles įmonės priskiriamos „standartų“ lygmeniui. „Tautosaka“ čia jau paversta standartais, nors jų nebūtinai laikomasi. IT skyriai neturi ypatingo stimulo to daryti, nes informacija apie nustatytų taisyklių ir vykdomos veiklos veikmingumą tiesiog nerenkama. Procesai jau apibrėžti ir kontroliuojami.
Dar aukštesnio brandos lygmens yra tos įmonės, kurios suvokia, kad ne taisyklės, o tai, kaip sklandžiai jos įgyvendinamos, yra svarbiausias IT skyriaus veiklos rodiklis. Tokios bendrovės priklauso „išmatuojamam“ lygmeniui ir visus procesus ne tik reglamentuoja, bet dar ir siekia tiksliau įvertinti juos išmatuodamos. Šiose organizacijose procesai kontroliuojami ir išmatuojami.
Galiausiai pats aukščiausias – penktasis lygmuo – reiškia, kad IT skyriaus veikla yra nuolat tobulinama, atsižvelgiant į procesų efektyvumo įvertinimo rezultatus. Tai „optimizuojamas“ lygmuo.
Praktika rodo, kad apie 80 proc. Lietuvos įmonių šiuo metu yra pirmojo arba „anarchijos“ brandos lygio. IT skyrių veikla dar nėra aiškiai reglamentuota, jie dirba gana chaotiškai, daugiausia užsiima „gaisrų gesinimu“, o ne įgyvendina ilgalaikius tikslus. Daug laiko sugaištama aiškinantis, kas už ką atsakingas, kaip reikėtų atlikti einamuosius darbus ir pan.
Kai kurioms bendrovėms, kurių veikloje IT užima santykinai nesvarbią vietą, tokia branda yra pakankama. Tačiau likusioms kompanijoms tai reiškia neišnaudotą efektyvumo rezervą, kuris galėtų virsti pajamomis. Kaip tai padaryti?
Norėdamos pasiekti aukštesnį efektyvumo lygmenį įmonės pirmiausia privalo perprasti vieną esminį IT principą: svarbiausia yra ne pačios technologijos, o procesai ir žmonės. Jei įmonėje nebus tinkamai valdomi IT procesai, darbuotojai, kad ir kokie profesionalūs jie būtų, negalės veiksmingai išnaudoti visų technologijų teikiamų galimybių. IT skyrius taps ne pagrindinės bendrovės veiklos katalizatoriumi, bet našta.
Įmonės turi pradėti vertinti IT departamentą kaip paslaugų kitiems skyriams teikėją. O tai reiškia, kad IT paslaugos, kaip ir kitokio pobūdžio aptarnavimas, turi būti aiškiai apibrėžtos, jų kokybiniai ir kiekybiniai ypatumai visą laiką stebimi ir vertinami.
Kai įmonėje susiformuoja toks požiūris į IT skyrių, galima imtis konkrečių veiksmų. Pirmiausia atlikti išsamią esamos padėties analizę, nustatant su IT susijusius tikslus, poreikius ir problemas. Paskui, atsižvelgiant į gautus rezultatus, aprašyti IT procesus ir pradėti juos kontroliuoti.
Tai tik pirmieji žingsniai ilgame įmonės IT brandos procese. Tačiau, jei jie bus tinkamai įgyvendinti, IT skyrius iš ne visada paklusnaus paauglio taps svarbiu padėjėju, siekiant sėkmingos įmonės veiklos.
--------------------------------------------
Vykintas ARLAUSKAS
UAB „Blue Bridge“
Integruotų IT verslo sprendimų skyriaus vadovas
Žurnalas "Vadovas ir pasaulis" 2006 m. Nr. 3
