2008-09-15 10:30:50
Siekdama užsibrėžtų tikslų įmonė juos turi apriboti laiko atžvilgiu, o atliekamas užduotis išreikšti kiekybiniais rodikliais. Visi tikslai bei užduotys turi būti atspindimi įmonės rengiamame biudžete, kuris susideda iš visų padalinių veiklų biudžetų. Šiame straipsnyje aptarsime biudžetų rengimo principus, nes tai labai sudėtingas ir specifinis procesas, kurio neįmanoma aprašyti. Pagrindinis šio straipsnio tikslas – apžvelgti, kaip tipiniu atveju rengiamas įmonės biudžetas ir kokia yra įmonės biudžeto struktūra.
Norint įmonėje įdiegti veiksmingą biudžetų sistemą visų pirma turi būti formalizuota įmonės vadybos struktūra, o biudžetų sistema įmonėje taps gyvybinga tik tuomet, jeigu joje bus įdiegta efektyvi vadybos apskaitos sistema. Kaip tik vadybos apskaita kaupia, apdoroja ir sistemina duomenis apie įmonėje patvirtintų biudžetų vykdymą, kartu ir apie visus nukrypimus nuo biudžetų. Rengiant biudžetus dalyvauja visi padalinių vadovai bei vadybininkai. Kiekvienas jų turi konkrečias užduotis, kurioms įvykdyti reikalingi ne tik įmonės ištekiai, bet ir pačių įmonės vadovų bei vadybininkų motyvuoti veiksmai, tam reikalinga kvalifikacija ir nuodugnus įmonės veiklos procesų išmanymas.
Biudžetų sistema yra labai naudinga įmonės veiklos planavimo priemonė. Kiekviena įmonė turi planuoti savo veiklą, o kartu ir iš jos gautinas pajamas (įplaukas) bei patirtinas sąnaudas (išlaidas). Todėl ir įmonės biudžetas paprastai susideda iš dviejų pagrindinių biudžetų: pajamų (įplaukų) ir sąnaudų (išlaidų) biudžetų. Įmonės biudžetą sudaro atskirų įmonės padalinių veiklų biudžetai. Tam, kad įmonės biudžetų sistema veiktų efektyviai, pirmiausia tuo turi būti suinteresuoti darbuotojai (konkrečių įmonės veiklų bei padalinių vadovai), atsakingi už atitinkamų biudžetų parengimą ir jų vykdymą. Todėl atsakingų už biudžetų vykdymą asmenų atžvilgiu tikslinga įgyvendinti tris pagrindines sąlygas, kurios turi būti įformintos atitinkamu įmonės vidiniu reglamentu:
• jie turi turėti pakankamą veiksmų laisvę biudžeto vykdymo laikotarpiu ir atsakyti tik už galutinius vykdomų veiklų rezultatus;
• turi būti aiškiai apibrėžta biudžeto koregavimo jo vykdymo laikotarpiu galimybė;
• už biudžeto vykdymą atsakingi asmenys turi galėti daryti realų poveikį kontroliuojamam objektui, t. y. savo padalinio veiklai ir joje daromoms išlaidoms.
Pirmiausia įmonėje pradedamas rengti pardavimų biudžetas. Šio biudžeto tikslas – numatyti visas įmonės gautinas pardavimų pajamas (įplaukas). Pardavimų biudžetas rodo, kiek (ir už kiek) šiuo metu rinka iš įmonės gali „nupirkti“ prekių. Rengiant pardavimų biudžetą atsižvelgiama į praėjusius laikotarpius, kartu analizuojami rinkos, technologiniai bei įmonės vadybos pokyčiai, taip pat įvertinama esama konkurencija ir kiti veiksniai. Pardavimų biudžetas negali būti pernelyg optimistinis, jis turi būti realus, nes jo teisingumas lemia kitų įmonės veiklų biudžetų pagrįstumą. Toliau pateiktame 1 pav. pavaizduotas pirmasis įmonės biudžeto rengimo etapas.
Tada, kai žinome numatomus pardavimus (kiek ir kokių prekių parduosime), parengiamas numatomų uždirbti pajamų biudžetas, kuris rodo, kiek įmonė planuoja uždirbti pajamų iš numatomų pardavimų. Tuo metu įmonės gamybiniai padaliniai planuoja, kiek prekių reikia pagaminti ir kokių išteklių tam reikės. Rengiamas vadinamasis produktų gamybos biudžetas numatomam produktų kiekiui pagaminti. Gamybos biudžetas turi būti rengiamas minimizuojant kaštus, tačiau kartu turi neblogėti produktų kokybė. Produktų gamybos biudžetai teikia informaciją apie prognozuojamą pagamintų, o vėliau – parduotų prekių savikainą.
Pagal pardavimų biudžeto duomenis rengiamas ir pardavimo sąnaudų biudžetas, kuriame numatoma, kiek būsimiems pardavimams reikės marketinginių ar kitokių išlaidų, pavyzdžiui, prekės pristatymo pirkėjams išlaidų ir pan. Pajamų biudžeto, pardavimų sąnaudų biudžeto ir prognozuojamos parduotų prekių savikainos biudžeto informacija naudojama rengiant prognozuojamą pelno (nuostolių) ataskaitą. Šią ataskaitą dar papildo bendrųjų ir administracinių kaštų biudžetas.
Įmonės bendrųjų ir administracinių padalinių biudžetuose pateikiami duomenys apie veiklų, tiesiogiai nesusijusių su produkcijos gamyba ir jos pardavimu, išlaidas. Tai bendrųjų ir administracinių padalinių darbuotojų darbo užmokesčio išlaidos, negamybinės paskirties patalpų šildymo ir elektros energijos išlaidos, ryšių paslaugų, mokesčių, palūkanų ir kitos išlaidos. Bendrieji ir administraciniai padaliniai teikia paslaugas vienas kitam, taip pat aptarnauja gamybos ir prekybos veiklas. Bendrųjų ir administracinių padalinių biudžetų struktūra ir rengimo principai iš esmės yra labai panašūs į jau aptartus gamybinių ir marketingo padalinių biudžetus. Esminis skirtumas yra tas, kad bendrųjų ir administracinių padalinių veiklos dažniausiai neįmanoma išmatuoti kokiais nors natūriniais matais. Bet kokiu atveju tokių padalinių biudžetuose turi būti matomi rodikliai, kurie yra svarbūs planuojant ir vykdant šių padalinių veiklą. Bendrųjų ir administracinių kaštų biudžetų įmonėje būna ne vienas, bet kiekvienam padaliniui ar funkcijai sudaromas atskiras biudžetas, vėliau visi šie duomenys sujungiami į vieną bendrą bendrųjų ir administracinių kaštų biudžetą, kuris kartu su kitais biudžetais „įsilieja“ į prognozuojamą pelno (nuostolių) ataskaitą.
2 pav. pateikta produktų gamybos biudžeto rengimo schema iliustruoja, kokių gamybinių kaštų biudžetai rengiami ir kam perduodama jų informacija.
Prieš rengiant produktų gamybos biudžetą (numatant, kiek ir kokių produktų reikės pagaminti ir kiek kaštų tam reikės skirti), iš pradžių sudaromi nebaigtos gamybos ir pagamintų produktų biudžetai. Šių biudžetų duomenys paimami iš praeitų laikotarpių. Jie reikalingi tam, kad įmonė galėtų kontroliuoti įmonėje esančius atsargų likučius ir reikalui esant juos papildytų. Juk nebaigti gaminti produktai yra lygiai toks pat įmonės turtas kaip ir pagaminti produktai, tad šios atsargos turi būti kontroliuojamos ir iš anksto planuojamos.
Produktų gamybos išlaidų biudžetą sudaro medžiagų biudžetas, darbo ir darbo užmokesčio biudžetas bei gamybos bendrųjų išlaidų biudžetas. Medžiagų sunaudojimo biudžetas rengiamas kartu su medžiagų pirkimo biudžetu, kuriame nurodoma, kiek reikės įsigyti medžiagų numatomam produktų kiekiui pagaminti. Medžiagų pirkimo biudžetą koreguoja informacija apie jau esančius medžiagų likučius. Toliau pateiktame 3 pav. parodytas kitų svarbių prognozinių ataskaitų rengimo nuoseklumas.
Kaip aptarėme anksčiau, į prognozuojamą pelno (nuostolių) ataskaitą suplaukia duomenys iš pajamų biudžeto, pardavimų sąnaudų biudžeto, bendrųjų ir administracinių kaštų biudžeto, o šią ataskaitą papildo prognozuojama parduotų prekių savikaina. Šios informacijos pagrindu parengus prognozuojamą pelno (nuostolių) ataskaitą, toliau įmonėje sudaromas prognozuojamas balansas ir prognozuojama pinigų srautų ataskaita. Prognozuojama pinigų srautų ataskaita turi būti papildyta kapitalinių įdėjimų (investavimo į ilgalaikį turtą) biudžetu bei tyrinėjimų ir įmonės plėtros biudžetu, aišku, jeigu tokie biudžetai įmonėje sudaromi. Pastarieji du biudžetai yra gana specifiniai ir įmonėje retai rengiami kiekvienam laikotarpiui.
Įmonės biudžeto struktūra, savaime suprantama, priklauso nuo pačios įmonės specifikos, o visų pirma nuo vadybos organizacinės struktūros. Kiek ir kokių biudžetų būtina rengti, įmonė numato pati. Pavyzdžiui, remdamasi patirtimi, įmonė numato, ar jai tikslinga rengti atskiras kreditorinių įsiskolinimų ir debitorinių skolų prognozes, kurios gali daryti įtaką prognozuojamai pinigų srautų ataskaitai. Kad biudžetus būtų lengviau rengti, įmonės savo biudžetų sistemą palaiko naudodamosi kompiuterių programomis. Šiuo metu rinkoje netrūksta programinių produktų, siūlančių vadybos sprendimų priėmimo modelius. Tai, be abejo, didelė pagalba įmonėms, nes, nekompiuterizavus vadybai reikalingų duomenų kaupimo ir apdorojimo procesų, apskritai būtų neįmanoma ką nors padaryti. Tačiau reikia žinoti, kad joks kompiuteris ar programa negali patys savaime sukurti tokios informacijos, kurios reikia konkrečios įmonės vadovams, jeigu jie patys nežino, kokios informacijos reikia. Įmonėms nereikėtų turėti iliuzijų, kad siūloma programinė įranga ir ją diegiančios firmos gali sukurti vadybos apskaitos ar biudžetų sistemą. Kompiuterių programos yra tik priemonė reikiamai informacijai kaupti ir apdoroti. Pačių biudžetų rengimo metodiką turi parengti vadybos bei vadybos apskaitos specialistai. Ir tiesą sakant, dažnai biudžetų sistemai kompiuterizuoti pakanka paprasčiausių excel programos teikiamų galimybių.
---------------------------------------------------
Rūta KALČINSKAITĖ
UAB „Pačiolis“ konsultantė
Žurnalas "Vadovas ir pasaulis" 2006 m. Nr.7
